O objetivo de uma auditoria financeira é triplo. O primeiro é confirmar se os procedimentos estão em vigor para governar uma empresa para obter níveis de lucro ideais. O segundo é verificar a conformidade com todas as agências regulatórias aplicáveis. E o terceiro é proteger todas as partes interessadas da empresa contra o risco de práticas fraudulentas. Para tanto, todas as empresas - sejam públicas ou privadas - devem realizar auditorias periódicas para proteger sua segurança financeira. No mínimo, uma lista de verificação de auditoria fundamental deve ser usada e uma auditoria administrada por um comitê imparcial de dentro da empresa. No entanto, o curso mais prudente é ter uma auditoria conduzida por uma empresa de auditoria externa qualificada duas vezes por ano.
Orçamentos e Demonstrações Financeiras
Uma empresa criteriosa possui um conjunto de orçamentos e demonstrativos financeiros que permitem monitorar e medir a saúde financeira da empresa até o final do ano. Os orçamentos devem ser elaborados no início de cada ano para receitas e despesas desejadas e, em seguida, monitorados mensalmente. Quatro demonstrações financeiras principais, o balanço patrimonial, a demonstração do resultado, a demonstração do patrimônio líquido e a demonstração dos fluxos de caixa, devem ser revisadas quanto à exatidão, integridade e conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos.
Documentação de transação
Todas as transações financeiras devem ser documentadas no livro-razão geral da empresa. Quer seja documentado de forma manual ou com um sistema eletrônico, cada transação deve ser consistentemente registrada com informações suficientes para identificar quem a criou e para que finalidade. Cada um deve ser carimbado com a data da transação.
Receita e custos de venda
A equipe de auditoria deve realizar testes das entradas de receita e custo de vendas no razão geral e nas demonstrações financeiras subsequentes. As entradas de vendas devem ser confirmadas pela comprovação do embarque dos produtos; entrega de serviços; ou cálculos contábeis de porcentagem de conclusão, que permitem às empresas registrar receitas periódicas em contratos de longo prazo. As entradas de custos de vendas devem ser cronometradas adequadamente com as entradas de receita associadas e verificadas quanto à precisão.
Aprovações de despesas
Todas as despesas, sejam pagas em dinheiro ou cheque, devem ser regidas por procedimentos escritos e controladas com os níveis apropriados de aprovação antes do pagamento. Cheques e fundos para pequenas despesas devem ser bloqueados com acesso mínimo. Uma dupla assinatura deve ser exigida e verificada para liberação de dinheiro ou cheques, incluindo despesas com folha de pagamento.
Contas de acumulação
Deve haver provisões para estabelecer reservas no balanço patrimonial para pagamentos pendentes. Isso deve incluir itens como dinheiro devido por salários de funcionários ganhos que aguardam processamento da folha de pagamento, férias ou dias de doença e acordos de bônus ou comissão. As provisões também devem ser financiadas por impostos estaduais, locais e federais devidos sobre propriedade, vendas ou renda, conforme exigido por lei.
Balancete
O "balancete" de uma empresa inclui os valores de todas as contas em um instantâneo no tempo. Os procedimentos de auditoria devem confirmar os saldos, com atenção especial para a reconciliação dos principais. A documentação deve ser fornecida para comprovar os saldos das contas a receber e contas a pagar, na forma de relatórios detalhados de envelhecimento. Estoque e imobilizado devem ser confirmados por item, quantidade e valor, com verificação de contagens de ciclo periódicas para confirmar a precisão ao longo do ano. Os saldos de caixa devem ser confirmados por meio da conciliação com os extratos bancários.
Separação de deveres
É imperativo verificar a separação de funções para todas as transações financeiras, para fornecer controles internos que ajudem a prevenir erros ou atividades fraudulentas. Por exemplo, a pessoa que escreve um pedido de compra não deve ser capaz de preencher um cheque para pagar um fornecedor. Em pequenas empresas, isso pode ser desafiador. No entanto, a equipe de finanças pode solicitar pessoal de outros departamentos para apoiar tais verificações e balanços.
Contratos Principais
Como os principais contratos com fornecedores ou clientes podem afetar muito a condição financeira de uma empresa, todos os acordos devem ser revisados para confirmar se a empresa está cumprindo suas obrigações contratuais. Isso inclui uma revisão dos principais arrendamentos, acordos de compra e venda, apólices de seguro ou qualquer outra obrigação escrita da empresa.
Estatuto Social e Atas de Reunião
Os estatutos adotados pelo conselho de administração para o benefício do negócio e das partes interessadas devem ser documentados e revisados para verificar o cumprimento de todas as diretrizes. As atas das reuniões corporativas também devem ser revisadas para confirmar se as ações apropriadas foram tomadas para resolver quaisquer questões discutidas durante essas reuniões.
Confirme a conformidade regulamentar
As auditorias devem ser realizadas para confirmar a conformidade com todas as agências reguladoras que governam o negócio. Isso deve incluir a apresentação de impostos locais, estaduais ou federais. Também deve incluir conformidade com agências que exigem relatórios periódicos de estatísticas ou outras ações para reduzir os riscos físicos ou manter um ambiente de negócios financeiramente sólido.