Quando uma empresa adquire um produto ou serviço de um vendedor ou fornecedor, geralmente recebe uma fatura. Um extrato de fatura serve como uma conta de bens ou serviços prestados e detalha o que a empresa deve. Essas transações são tratadas pelo departamento de contabilidade de uma empresa cujo trabalho é examinar a fatura e efetuar o pagamento.
Faturas abertas
Uma fatura em aberto é um documento detalhado que mostra o valor devido e a data de vencimento do pagamento. Geralmente, a fatura é enviada pelos fornecedores ao departamento de contabilidade ou ao departamento de contas a pagar da empresa que os deve. A fatura também pode mostrar se há algum valor vencido de transações anteriores ou valores anteriores que a empresa pagou.
Processamento
Depois que uma empresa recebe uma fatura em aberto, seu departamento de contabilidade analisa as declarações para se certificar de que a fatura está correta. Se a fatura estiver incorreta ou contiver erros, o departamento entra em contato com o fornecedor para discutir a diferença. Se a fatura estiver correta e corresponder aos seus registros, ele programa um pagamento para o fornecedor. Algumas empresas trabalham com fornecedores para pagar um valor definido a cada vez, especialmente se o fornecedor for usado de forma consistente. Outros podem pagar cada conta integralmente à medida que são recebidas. Isso geralmente é feito quando se trata de um pagamento por uma compra ou serviço único.
Após o Pagamento
Depois de receber o pagamento de uma fatura em aberto, o fornecedor fecha a fatura e a marca como paga em seus livros contábeis. Se o pagamento não for recebido no prazo, ou apenas um pagamento parcial for feito, o vendedor pode cobrar uma taxa da empresa pelo atraso no pagamento. Essa taxa geralmente é colocada na próxima fatura se o fornecedor fizer negócios normais com a empresa; para uma compra única, o fornecedor pode enviar uma fatura apenas para a taxa.