Um bom sistema de arquivamento de contabilidade pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar as finanças da sua empresa. Também torna a tarefa anual de orçamento e planejamento muito mais fácil, porque torna as informações vitais prontamente disponíveis. As soluções para muitos dos problemas que surgem no dia a dia de uma empresa podem ser encontradas nos registros contábeis - outro motivo para ter cuidado na estruturação do seu sistema.
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Planeje seu sistema de arquivamento de contabilidade criando primeiro um desenho esquemático da estrutura de sua empresa, indicando como o caixa flui através do sistema. As empresas de manufatura dependem do pagamento de fornecedores pelas matérias-primas, por exemplo, mas podem estender esses pagamentos por meses até que os produtos acabados sejam vendidos aos distribuidores. As organizações de vendas, por outro lado, recebem dinheiro dos clientes e devem pagar rapidamente a sua equipe de vendas e financiar o estoque.
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Atribua um arquivo ou uma gaveta no arquivo para cada um dos seguintes: pastas de faturas de fornecedores, contas a pagar, pastas de faturas de clientes, contas a receber e arquivos adicionais conforme necessário para impostos, contratos, extratos bancários, cheques, informações de garantia de equipamentos e qualquer coisa caso contrário, você manterá em seus registros contábeis.
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Elabore uma folha de rosto para as faturas a pagar aos seus fornecedores. Inclua um detalhamento das contas contábeis envolvidas na fatura, valores cobrados dessas contas, data de pagamento, data de pagamento, número do cheque e qualquer outra informação que o ajudará a fornecer somas completas e de fácil compreensão. Use a folha de rosto para fazer anotações sobre acordos, pessoas contatadas e detalhes da transação.
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Crie pastas para cada um de seus fornecedores regulares, com uma pasta diversa ou pasta de funções para transações únicas com fornecedores diferentes. Ao receber faturas, grampear na conta e no envelope, colocá-las nas pastas dos fornecedores e, em seguida, movê-las para o arquivo de contas a pagar, onde você as organizará por ordem de data de pagamento.
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Projete uma folha de rosto para as faturas de seus clientes. Use essas folhas de rosto para resumir quaisquer acordos de pagamento que você tenha com seus clientes, conversas e instruções especiais.
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Crie pastas para cada um de seus clientes. Mantenha cópias de contratos e faturas nessas pastas e mova as faturas ativas para o arquivo de contas a receber por ordem de data de pagamento.
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Use cartões de desconexão para substituir pastas de fornecedores e clientes que foram movidas para arquivos de contas a pagar e contas a receber.