A chave para dar um briefing bem-sucedido é mantê-lo preciso, conciso e claro. Embora o objetivo possa ser semelhante a uma apresentação ou discurso, o formato em si é diferente. Assim como em outros tipos de comunicação oral, no entanto, um briefing bem-sucedido se concentra no público. Embora as informações fornecidas durante um briefing sejam importantes, o que é mais importante é que as informações evoquem a resposta desejada.
Melhores Práticas Gerais
Conheça o seu tema e compreenda perfeitamente os objetivos para a condução do briefing. Ao contrário de um discurso, que na maioria das vezes é planejado até a palavra final, um briefing bem-sucedido costuma ser feito de forma extemporânea. Um esboço bem organizado ou algumas notas estratégicas e informações de apoio, como alguns slides simples mas altamente relevantes ou apostilas para o público, são tudo que você deve levar com você para o púlpito ou pódio.
Dê um briefing organizado
Um briefing de sucesso tem um começo, corpo e fim distintos. Comece o briefing apresentando um esboço geral das informações que você está prestes a apresentar. Uma boa ideia é simplesmente fazer referência aos pontos principais do esboço do briefing. O corpo do briefing deve fazer referência aos objetivos na ordem apresentada naquele esboço. Organize os pontos principais de cada objetivo em um formato específico e ordem lógica, como cronologicamente, usando um formato de causa e efeito ou organização por tópicos. O final deve consistir em um breve resumo das informações apresentadas. Certifique-se de agradecer ao público por ouvir antes de concluir o briefing.
Estabeleça uma Presença de Comando
O contato visual, os movimentos corporais e a voz são elementos cruciais em briefings de sucesso. Não olhe por cima das cabeças do público ou entre os membros do público, mas mantenha contato visual direto como faria durante uma conversa normal. Pesquise e dê atenção mais direta aos membros mais graduados do público, mas, se possível, tente prestar pelo menos alguma atenção a cada membro do público. Uma postura firme e gestos naturais com as mãos são importantes, já que a maioria das instruções são fornecidas atrás de um púlpito ou pódio. Fale de forma clara e articulada para que suas palavras sejam fáceis de entender. Além disso, varie a taxa, o volume, a força e o tom de sua voz e entrega.
Responder às perguntas do público
Uma sessão final de perguntas e respostas é uma característica distintiva de um briefing bem-sucedido. Peça feedback e esteja preparado para responder a uma variedade de perguntas. Embora você provavelmente consiga antecipar algumas das perguntas mais comuns, outras podem parecer surgir do nada. Se você não puder responder a uma pergunta imediatamente, diga-o e dê um prazo para dar a resposta. Fale com segurança, mantenha as respostas breves e não seja evasivo mesmo diante de uma pergunta difícil ou negativa.