Muitas pequenas empresas empregam um pequeno número de funcionários que trabalham informalmente para realizar o trabalho da empresa. Essa estrutura informal geralmente funciona até que ocorra uma mudança, como novos funcionários, mudanças de responsabilidades ou crescimento do negócio. Os proprietários de pequenas empresas muitas vezes descobrem a importância da estrutura organizacional quando surge a incerteza sobre as responsabilidades e supervisão. O organograma é uma representação gráfica do fluxo de comando da empresa. Começando com o presidente da empresa, o organograma hierárquico se ramifica vertical e horizontalmente para mostrar relacionamentos e pode servir como uma ferramenta para decisões de pessoal.
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Obtenha descrições de cargos para todos os cargos da empresa com informações sobre departamentos atribuídos, supervisores e relações de subordinação. Os nomes reais dos funcionários podem ser adicionados ao gráfico após a conclusão do gráfico. Se as descrições de cargos não estiverem disponíveis, faça uma lista de cargos com base nas operações atuais.
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Imprima um organograma em branco que você pode preencher enquanto analisa a lista de funcionários. Preencha o gráfico no computador se for mais fácil para você. Você também pode achar útil simplesmente desenhar um organograma à medida que desenvolve os relacionamentos hierárquicos e preenche os títulos. Este gráfico em branco é apenas uma ferramenta para ajudar a visualizar a estrutura e fazer revisões.
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Adicione o cargo do presidente ou proprietário da empresa na parte superior do organograma. A caixa para o chefe da empresa costuma ser a única caixa no nível superior. Se sua empresa tiver mais de um presidente e cada um tiver autoridade igual, adicione as caixas necessárias a esse nível.
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Preencha o título do assistente que se reporta diretamente ao presidente. Esta posição pode ser um gerente de escritório. Esta caixa de posição é lateral e conectada apenas à caixa do presidente.
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Insira títulos no segundo nível do gráfico para cargos que se reportam diretamente ao chefe da empresa. Em uma pequena empresa, esse nível pode ser apenas uma posição. Talvez sua empresa tenha um gerente que se reporta diretamente ao presidente ou a dois vice-presidentes responsáveis por operações e vendas.
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Liste o terceiro nível de posições que se reportam diretamente ao segundo nível. Cada nome deve se enquadrar na posição à qual se reporta. Por exemplo, o vendedor se reporta ao vice-presidente ou gerente de vendas e o contador se reporta ao vice-presidente ou gerente de operações.
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Adicione níveis e posições adicionais conforme necessário. Seu organograma deve ter tantos níveis quantos relacionamentos de supervisão ou departamentos em sua empresa. Seu organograma pode ter apenas uma coluna de caixas para refletir que o comando flui diretamente de cima para baixo. Um gráfico tão simples ainda pode fornecer a base para o crescimento à medida que uma empresa adiciona mais posições e os relacionamentos se tornam mais complexos.
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Compare o organograma com as descrições de cargos e as relações de supervisão e responsabilidades reais dos funcionários existentes e ajuste até que haja acordo.