Os proprietários de empresas realocam seus negócios por diferentes motivos, que vão desde mais tráfego de clientes e melhores oportunidades de crescimento até a simples necessidade de mais espaço. No entanto, a relocação de uma empresa também pode ser demorada e perturbadora, com riscos para os relacionamentos com funcionários e clientes. Um plano de realocação deve incluir mecanismos para avaliar os riscos e benefícios da mudança, bem como uma lista de verificação detalhada das tarefas de realocação.
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Descreva os motivos para considerar a relocação em seu plano. Sua empresa pode ter que se mudar porque o contrato de aluguel acabou ou porque você ultrapassou o tamanho da sua localização atual. Seja claro sobre as razões positivas para a relocação. Você pode querer localizar sua empresa em uma área mais próxima de clientes ou parceiros de negócios importantes. Se você está planejando expandir, precisa de mais espaço. Ou talvez você não consiga recrutar trabalhadores qualificados ou especializados em seu local atual. Ao esclarecer os motivos da mudança, você pode concentrar seu plano nas soluções certas.
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Avalie e compare os riscos e benefícios potenciais da relocação. Mostre como você vai maximizar os benefícios, como um ambiente de trabalho aprimorado, melhor acesso a fornecedores ou mão de obra qualificada e espaço para expansão. Documente os riscos potenciais, como interrupções na produção levando a problemas de entrega, perda de funcionários-chave que não desejam realocar e custos de realocação crescentes ou imprevistos. Incorpore planos de ação para minimizar o risco no plano geral de realocação.
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Inclua despesas detalhadas no plano. Calcule todos os custos diretos e indiretos de relocação para estabelecer um orçamento para a mudança. Inclua os custos estimados de aluguel ou compra de propriedades adequadas em seu local de destino. Obtenha estimativas de transporte de móveis e equipamentos para o novo local. Faça provisões em seu orçamento para reparos, reforma ou redecoração das novas instalações. Inclui os honorários de consultores profissionais, como advogados e agentes imobiliários.
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Liste as áreas que você identificou como adequadas para realocar sua empresa. Compare as instalações, custos e benefícios do local com os critérios definidos nas razões da sua mudança. Prepare uma pequena lista de propriedades na região pesquisando bancos de dados de propriedades na Internet ou pedindo a um agente imobiliário que forneça os detalhes. Se você estiver se mudando para uma região que está tentando atrair investimentos por meio de uma parceria público-privada, entre em contato com qualquer agência governamental da região para obter ajuda na busca de propriedades adequadas.
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Alocar responsabilidade pelo gerenciamento da realocação. Selecione um líder para assumir a responsabilidade geral pelo gerenciamento do projeto e nomeie representantes em cada departamento para fazer a ligação com o líder. Prepare listas de verificação de responsabilidades para cada departamento para que todos estejam cientes das principais datas e tarefas. Desenvolva um plano de projeto para manter a produção e entrega essenciais durante a realocação. Dessa forma, você pode continuar a fornecer aos clientes o nível certo de serviço com o mínimo de interrupção.
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Incorpore um plano de comunicação interna e externa para que funcionários, clientes e fornecedores estejam cientes das implicações da mudança. Explique as razões e os benefícios potenciais da mudança para todos os funcionários, incentivando-os a cooperar para garantir uma transição tranquila. Estabeleça uma política de funcionários para relocação. Forneça detalhes das despesas de realocação disponíveis para os funcionários. Explique os arranjos alternativos para funcionários que não desejam se mudar. Forneça aos funcionários fontes de informações sobre informações essenciais de localização, como preços de casas, escolas e faculdades, instalações médicas, lojas locais e instalações de lazer. Informe os clientes das datas de realocação e arranjos para entrega durante o período de transição. Defina os benefícios potenciais da mudança em termos de melhor atendimento ao cliente. Fornece aos clientes e fornecedores localização essencial, informações incluindo endereço, telefone e outros detalhes de contato.
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Prepare uma lista de verificação abrangente de atividades essenciais para a realocação. Inclui providências de transporte de móveis e equipamentos. Contate empresas de serviços públicos para providenciar o desligamento e instalação de serviços nas instalações existentes e novas. Prepare um cronograma para a realocação com as principais datas e responsabilidades. Inclua uma lista de contatos importantes para o período de realocação. Prepare um plano de contingência para quaisquer aspectos da mudança que possam impactar os clientes.