As listas suspensas do Excel, como as encontradas nas páginas da Web, ajudam a visualizar grandes quantidades de dados em uma pequena área. Eles também são úteis para limitar as escolhas que um usuário de planilha do Excel pode fazer ao editar uma célula. Se você receber uma planilha do Excel que contém uma lista, poderá ter problemas para atualizá-la se não entender de onde o Excel obtém os valores da lista. Você pode identificar a fonte de dados de uma lista e atualizá-la rapidamente, aprendendo como usar as ferramentas de validação de dados do Excel.
Editar lista sem nome
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Inicie o Excel e clique na célula que contém uma lista suspensa para selecionar essa célula.
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Clique em “Dados” e escolha “Validação de dados” para ver a janela de validação de dados.
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Clique na guia “Configurações” da janela e observe o valor na caixa de texto “Fonte”. Este valor pode ser um intervalo nomeado ou um intervalo de células. Um intervalo nomeado é simplesmente um nome, como “= Vendas”, que alguém atribuiu a um intervalo de células. Se os proprietários da planilha definiram um intervalo de células, eles o fizeram usando a sintaxe mostrada abaixo:
= Folha1! $ C $ 1: $ C $ 3
A palavra “Planilha1” especifica a planilha que contém o intervalo de células mostrado à direita de “Planilha1”. Neste exemplo, essa faixa abrange as células C1 a C3. Se você vir um intervalo de células como este, a célula selecionada preencherá sua lista a partir das células no intervalo especificado. Prossiga para a próxima seção se você vir um intervalo nomeado na caixa de texto “Fonte”. Caso contrário, prossiga para a próxima etapa desta seção.
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Altere os valores no intervalo de células para que eles identifiquem um novo intervalo que você deseja usar para preencher a lista. Por exemplo, se você deseja que a lista de células selecionadas exiba valores residentes nas células C1 a C4 em vez de C1 a C3, digite o seguinte na caixa de texto "Fonte":
= Folha1! $ C $ 1: $ C $ 4
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Clique em “OK” para fechar a janela de Validação de Dados e retornar à planilha. Clique na seta ao lado da célula selecionada. A lista será aberta e exibirá o novo intervalo de células que você definiu.
Editar Lista Nomeada
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Lembre-se do nome do intervalo nomeado que você vê na caixa de texto “Fonte” da janela Validação de Dados e clique em “OK” para fechar a janela e retornar à planilha.
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Localize a caixa de texto “Nome” na parte superior do Excel. Esta caixa aparece abaixo da faixa de opções e fica no lado esquerdo da interface do usuário. As palavras “Caixa de nome” aparecem em uma dica de ferramenta quando você move o mouse sobre ela.
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Digite o valor do intervalo nomeado nessa caixa de texto e pressione “Enter”. O Excel encontra o grupo de células que compõe esse intervalo e o realça.
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Altere os valores nas células se desejar atualizar seus valores. O Excel atualizará a lista e você não terá mais trabalho a fazer. No entanto, se você deseja adicionar uma nova célula à lista ou excluir uma existente, vá para a próxima seção. Você precisará realizar mais algumas tarefas para que o Excel saiba que você adicionou ou excluiu células que compõem a lista.
Atualizar lista nomeada após adicionar ou excluir células
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Adicione uma ou mais células novas ao final do grupo de células destacado na seção anterior.
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Vá para a barra de ferramentas, clique em "Fórmulas" e selecione "Gerenciador de nomes". A janela Gerenciador de nomes será aberta e exibirá os nomes dos intervalos nomeados que existem na planilha.
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Clique no nome do intervalo nomeado anterior.
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Vá para a caixa “Refere-se a” na parte inferior da janela e digite um novo intervalo que inclua todas as células no grupo de células que você atualizou. Por exemplo, se as células do grupo agora consistem em células C1 a C5, digite o seguinte na caixa de texto “Refere-se a”:
= Folha1! $ C $ 1: $ C $ 5
Este exemplo assume que as células residem na planilha chamada “Planilha1”. Se eles estivessem em uma planilha chamada “Planilha2”, digite o seguinte para que a primeira palavra corresponda ao nome da planilha:
= Folha2! $ C $ 1: $ C $ 5