No contexto de pequenas empresas, um mapa de processo de esboço - ou fluxograma - fornece uma visão panorâmica de um processo de negócios. Um fluxograma exibe as várias tarefas necessárias para concluir um processo, indica que as tarefas transformam entradas em saídas e descreve, de maneira geral, o fluxo de informações, documentos e materiais durante o processo. É importante ressaltar que um fluxograma também indica as decisões de negócios que precisam ser tomadas em cada estágio de um processo. Uma das maneiras mais simples de criar o esboço de um fluxograma é usando o Microsoft Word, o popular processador de texto que faz parte do pacote Microsoft Office.
Crie um esboço de fluxograma
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Crie um novo documento do Word na pasta onde deseja criar o esboço do fluxograma clicando com o botão direito em um espaço em branco na pasta e selecionando “Novo” e “Microsoft Word” nos menus suspensos. Renomeie o novo documento com um nome significativo - algo mais significativo do que “Novo documento do Microsoft Word” - e clique duas vezes no novo nome para abrir o documento.
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No menu “Exibir”, selecione “Barras de ferramentas” e depois “Desenho” para exibir a barra de ferramentas Desenho. Na barra de ferramentas Desenho, selecione “Formas automáticas” e depois “Fluxograma” para exibir todas as formas de fluxograma disponíveis. Para obter a descrição de uma forma específica, passe o ponteiro do mouse sobre a forma.
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Para inserir uma forma de fluxograma em seu documento, clique em uma forma, mova o ponteiro do mouse para a posição em seu documento onde deseja inseri-lo e clique novamente. Para criar um esboço de fluxograma eficaz, você precisará estar familiarizado com as formas usadas pela convenção para tarefas, decisões e outros elementos de seu fluxograma. Convencionalmente, as tarefas são representadas por retângulos e as decisões são representadas por diamantes, mas todas as formas do fluxograma são claramente rotuladas para ajudá-lo.
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Depois de decidir sobre as principais etapas envolvidas em um processo, insira uma forma de fluxograma para cada etapa, trabalhando na página ao invés de transversalmente. Para adicionar texto a uma forma de fluxograma - para descrever concisamente a tarefa ou decisão que ela representa - clique com o botão direito na forma, selecione “Adicionar Texto” e digite seu texto. Se o texto for muito grande ou muito longo para a forma, reduza o tamanho da fonte selecionando o texto e selecionando um tamanho de ponto menor na caixa “Tamanho da fonte”. Como alternativa, redimensione a forma clicando nela e arrastando as alças de dimensionamento que aparecem.
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Para conectar suas formas de fluxograma, selecione “Autoshapes” e “Conectores” na barra de ferramentas Desenho e selecione o conector desejado; para começar, você provavelmente vai querer apenas usar o conector rotulado como “Conector reto”. Clique no contorno da primeira forma que deseja conectar e, em seguida, no contorno da segunda forma que deseja conectar para encaixar o conector no lugar entre elas.