Equipar sua empresa com um sistema telefônico em vez de vários telefones de linha única pode melhorar a comunicação no escritório e aumentar a produtividade. No entanto, eles podem ser confusos - especialmente no início - porque o processo, assim como o próprio telefone, costumam ser muito diferentes do que você usa atualmente. Embora o provedor, o tipo e os recursos do telefone e o tamanho do sistema tornem cada sistema telefônico diferente, o "funcionamento interno" básico compartilha características comuns e pode ser um bom ponto de partida para compreender melhor um sistema telefônico de escritório que você está considerando ou já está usando.
Os fatos
Antes de entender como funciona um sistema telefônico de escritório, você deve identificá-lo por tipo. Os dois tipos básicos - multiline e private branch exchange - são semelhantes, mas diferem em seu grau de complexidade. O mais simples é um telefone multilinha padrão. Com um telefone multilinha, você pode ter um máximo de cerca de oito a 10 linhas individuais entrando em um único telefone, cada uma das quais geralmente é exibida como uma linha individual, como "Linha 1", "Linha 2" e "Linha 3" no cada ramal de telefone no escritório. Os telefones multilinhas requerem operação manual. Um sistema de troca de filial privada - também chamado de sistema PBX - é um sistema telefônico automático que empresas maiores costumam usar. Os sistemas PBX oferecem a opção de linhas adicionais e a automação torna desnecessária uma recepcionista central.
Multilinha
Os telefones multilinhas funcionam de maneira diferente dependendo das opções disponíveis. Em um sistema básico, cada linha do sistema possui um número de telefone separado. Você publica cada número de telefone e trata cada um como uma linha separada. A linha que recebe a chamada tocará e uma luz piscará, mas se a linha estiver em uso, o chamador receberá um sinal de ocupado ou irá direto para o correio de voz. Outra opção é um serviço chamado “rollover”, no qual você publica apenas um número e as chamadas recebidas ocupam as linhas em ordem decrescente. Por exemplo, se você tiver três linhas de entrada e dois chamadores fizerem uma chamada ao mesmo tempo, uma chamada tocará na Linha 1 e a segunda chamada na Linha 2. Ambos os tipos geralmente oferecem recursos como correio de voz e transferência de chamadas, como bem como um sistema de alto-falante que permite a uma recepcionista alertar os funcionários sobre as chamadas recebidas.
PBX Básico
Um sistema telefônico PBX executa as mesmas tarefas gerais que um sistema multilinha, mas sem assistência humana. As chamadas de entrada entram por meio de um buffer, uma área de recepção central eletrônica e, em seguida, dependendo do número que o chamador discar, uma de duas ações ocorre. Se o chamador discar para um número central, na maioria das vezes terá a opção de discar um número de ramal imediatamente ou ouvir uma lista automática de ramais de telefone, escolher um e conectar-se. Se o chamador discar uma das linhas de ramal diretamente, ele pode ignorar o sistema completamente e conectar-se ao ramal. Por exemplo, se um número central for 555-4123, os números de ramais diretos podem ser números como 555-4124 e 555-4125.
Opções de PBX
Uma opção adicional que os sistemas de telefonia PBX fornecem é a capacidade de conexão interna. Os funcionários podem usar um telefone para discar para outros ramais do escritório sem usar uma linha externa, geralmente discando os últimos três dígitos do número, como 124 ou 125. Para acessar uma linha externa e fazer uma chamada, a maioria dos sistemas PBX exige que você inclua um número adicional - como o número 9 - antes de fazer a chamada.