Seria bom simplesmente "pensar" em uma mensagem de e-mail que é enviada automaticamente a um cliente por meio de nossos computadores ou telefones celulares, mas isso não está acontecendo - ainda. Existem recursos, no entanto, em e-mail e programas auxiliares que irão gerar e-mails automaticamente para você, tanto quanto a tecnologia atual permitir. Isso normalmente significa vários métodos de geração de encaminhamentos, mensagens cronometradas ou respostas automáticas.
Gerar encaminhamentos automáticos
A maioria das plataformas de e-mail permite que você gere encaminhamentos automáticos para um endereço específico sempre que receber um e-mail. Procure termos como "POP" ou "Encaminhamento" nas configurações ou no menu de opções da sua plataforma. Por exemplo, no Yahoo! Mail, clique no menu suspenso "Opções", depois em "Opções de e-mail" e em "Pop and Forwarding". Selecione "Encaminhar seu e-mail do Yahoo!" E digite o endereço de e-mail para o qual deseja encaminhar. Clique em "Salvar alterações". A execução desta etapa é essencial antes de tentar a próxima seção.
Filtro automático e encaminhamento
Algumas plataformas de e-mail, como Gmail, possuem filtros de e-mail que você pode empregar para gerar encaminhamentos automáticos de mensagens específicas recebidas para outras contas de e-mail. No Gmail, por exemplo, você clica no ícone de "engrenagem" no canto superior direito da página do Gmail. Selecione "Configurações" no menu suspenso. Clique em “Filtrar”. Clique em “Criar um novo filtro”. Insira os critérios de encaminhamento, como e-mail de um determinado remetente. Clique em "Criar filtro com esta pesquisa". Marque a caixa "Encaminhar para" e escolha o endereço para o qual deseja encaminhar. Siga as instruções para sua plataforma de e-mail, se ela suportar esse encaminhamento.
Tempo e resposta automáticos
Algumas plataformas de e-mail permitem que você agende quando enviar seus e-mails. Na tela de sua mensagem composta, procure o botão "Enviar mais tarde" ou algo semelhante em suas configurações ou menu de opções. Na plataforma Go Daddy, por exemplo, procure um pequeno ícone com um logotipo de envelope de relógio no canto superior esquerdo. No entanto, para algumas plataformas, como o Gmail, você precisará instalar um plug-in para obter esse recurso. Para o Gmail, baixe o plug-in Boomerang (consulte a seção Recursos), que funciona apenas com os navegadores Firefox e Google Chrome. O Boomerang envia e-mails automaticamente em um horário designado. Para outras plataformas, procure nos menus Configurações ou Opções por este recurso.
A maioria das plataformas de e-mail também oferece suporte a e-mails de resposta automática, às vezes chamados de "respondentes de férias", nos quais uma mensagem pré-escrita é enviada automaticamente para qualquer pessoa que lhe enviar um e-mail durante um período de tempo especificado. Procure "resposta automática" ou "resposta automática de férias" nos menus Configurações ou Opções do seu programa de e-mail.
Programas Auxiliares
Programas como Constant Contact e FanBridge's Social Digest geram e-mails automaticamente para listas de e-mail de clientes. A Constant Contact atende a qualquer negócio com uma lista de e-mail de clientes, e a FanBridge atende músicos, comediantes, atletas e outras figuras públicas. O programa Social Digest da FanBridge compila dados de sites de mídia social especificados de um usuário, como o Tumblr, e os compila em um e-mail que é enviado aos fãs por e-mail. O Constant Contact envia automaticamente e-mails de boas-vindas e outras mensagens para uma lista de e-mail em horários específicos. Siga as instruções do programa de sua escolha.