Proprietários de empresas, pequenos e grandes, usam o formulário W-2 para relatar informações sobre salários e vencimentos aos funcionários. O formulário preenchido informa a seus funcionários a quantidade de dinheiro que eles ganharam em um ano fiscal ou civil, mais informações retidas na fonte, como impostos federais e estaduais, se aplicável. Por lei, os formulários W-2 devem ser distribuídos a todos os funcionários até 31 de janeiro após o encerramento do ano fiscal. Se você for uma pequena empresa que não possui software fiscal, use um serviço gratuito oferecido pela Administração da Previdência Social para preencher e imprimir os formulários W-2.
1
Inscreva-se para obter uma conta empresarial gratuita com a Administração da Segurança Social em seu site socialsecurity.gov. Como uma pequena empresa, este serviço permite gerar e imprimir até 20 formulários W-2 gratuitamente.
2
Insira as informações da empresa no modelo W-2. Isso incluirá o nome da sua empresa, endereço, número de telefone e número de identificação fiscal.
3
Insira as informações de identificação de cada funcionário, como nome, endereço e CPF. Insira o salário anual correspondente, salário e dados retidos na fonte de seus registros de folha de pagamento. Verifique novamente as informações para garantir a precisão; seus funcionários usam essas informações para suas declarações de imposto de renda e, portanto, os dados devem ser precisos para evitar erros fiscais.
4
Imprima os formulários. Inspecione os formulários impressos mais uma vez para verificar se há erros. Se os formulários estiverem corretos, coloque-os nos envelopes da empresa e envie-os aos seus funcionários.