A estrutura organizacional é o projeto formal de hierarquias gerenciais dentro de uma empresa, estabelecendo relações de subordinação e fluxos de informações. A estrutura organizacional de uma empresa é a base sobre a qual as políticas operacionais são formadas. A estrutura também desempenha um grande papel na formação da cultura organizacional, e as empresas podem achar necessário mudar a estrutura organizacional para se manterem competitivas ou se adaptarem às mudanças na empresa, indústria ou mercado.
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Envolva funcionários de todos os níveis de sua organização na fase de planejamento. Solicite feedback dos principais gerentes e funcionários da linha de frente para obter uma visão mais profunda das questões operacionais práticas. Convide um ou dois funcionários influentes da linha de frente para participar de reuniões de planejamento. Além de oferecer percepções exclusivas, esses funcionários podem ajudar a manter outros funcionários informados sobre o processo de planejamento, ao mesmo tempo que espalham entusiasmo sobre a mudança.
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Comunique o progresso do planejamento em toda a organização regularmente. Envie atualizações para toda a empresa por e-mail ou boletim informativo da empresa para manter a mudança na mente dos funcionários por algum tempo antes da fase de implementação. Evite fazer os funcionários se sentirem pegos de surpresa pela mudança, especialmente se eles forem alvo de redução de pessoal.
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Explique detalhadamente os motivos da mudança, bem como os benefícios que a mudança proporcionará a departamentos e funcionários individuais. Faça pelo menos duas reuniões para detalhar a mudança; um com gerentes departamentais e outro com todo o seu escritório ou organização, se possível. Envie um e-mail descrevendo com mais detalhes a mudança e como ela afetará os funcionários em todos os níveis da organização. Use uma linguagem positiva tanto quanto possível para enfatizar os benefícios da mudança, em vez das possíveis desvantagens.
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Lidere pelo exemplo na iniciativa de mudança e aliste seus gerentes de nível superior para fazer o mesmo. Mostre publicamente seu compromisso com a mudança por meio de conversas informais e do tempo que você gasta planejando e comunicando os detalhes da mudança.
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Faça a mudança em um departamento de cada vez, se possível, para identificar e resolver problemas logísticos com antecedência. Altere seus planos de implementação de mudança, se necessário, após a reorganização do primeiro departamento. Implemente as mudanças subsequentes rapidamente para mover o processo e minimizar o impacto de curto prazo da mudança na produtividade geral.