Quando uma empresa opera com um nome diferente do nome legal, é referido como um nome “fazendo negócios como” ou DBA. Esses nomes também são chamados de nomes comerciais fictícios, nomes comerciais ou nomes falsos. O registro de DBAs geralmente é uma função de nível municipal, embora você possa obter ou alterar o nome de um DBA para sua pequena empresa por meio de uma agência estadual. O procedimento para alterar o nome de um DBA, entretanto, variará um pouco de uma jurisdição para outra. Se você decidir alterar um DBA existente, precisará seguir um processo de duas etapas. Primeiro, você deve registrar a mudança de nome oficial por meio da agência governamental apropriada. Em segundo lugar, você precisa notificar seus clientes e atualizar suas contas e documentos bancários.
Emendando um DBA
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Faça uma pesquisa de nome para determinar se o novo DBA que você deseja usar está disponível. Quando você registra o nome, ninguém mais pode usá-lo, pelo menos dentro do condado de registro. Pelo mesmo motivo, você não pode usar um DBA que já está em uso. Muitos governos estaduais mantêm bancos de dados de nomes comerciais on-line pesquisáveis. Você pode encontrar uma lista de agências estaduais no site da US Small Business Administration. Se não houver uma listagem em todo o estado para o seu estado, entre em contato com o cartório do condado. Os escritórios do secretário do condado mantêm listas de nomes de DBA em uso no condado.
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Obtenha o formulário necessário para registrar uma alteração de nome de DBA. Isso geralmente é chamado de uma emenda ao formulário de registro de nome do DBA. Você pode obter uma cópia do formulário no escritório do secretário do condado, embora muitos governos estaduais e municipais tenham versões para download disponíveis online. Em algumas jurisdições, você pode preencher e arquivar o formulário online.
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Preencha o formulário DBA com as informações solicitadas. Você precisará do seu antigo nome de DBA e da data em que o registrou, bem como do endereço da empresa no condado. Se você faz negócios em mais de um condado, pode desejar alterar o nome do DBA em cada condado porque seu direito de uso exclusivo do nome não pode se estender para fora do condado onde a empresa está localizada.
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Siga as instruções para enviar o formulário, enviando uma cópia impressa ou arquivando-o online, se essa opção estiver disponível. Anexe um cheque ou ordem de pagamento para a taxa. Para inscrições online, você precisará de um cartão de crédito ou débito.
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Publique um aviso sobre a alteração do nome do DBA em um jornal local se a lei do seu estado ou condado exigir que você faça isso. Em algumas jurisdições, você deve publicar um registro de DBA ou alterar por várias semanas sucessivas. Assim que o aviso aparecer, arquive as cópias tiradas do jornal com o escrivão do condado.
Atualizando Informação
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Leve uma cópia do seu registro de nome DBA alterado para o seu banco. Um dos benefícios de usar um nome de DBA é que você pode aceitar cheques emitidos para o nome do DBA em pagamento de bens e serviços. No entanto, quando você altera o nome de um DBA, seu banco não processa pagamentos com o novo nome até que você forneça uma cópia do registro alterado.
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Notifique seus clientes sobre a mudança de nome do DBA. Você pode postar essas informações no local da sua empresa e no seu site. Usar e-mail ou listas de mala direta regulares para enviar notificações sobre a mudança é outra maneira de informar seus clientes. Você também pode adicionar um aviso de mudança de nome aos anúncios.
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Atualize as placas físicas e seu site com o novo nome de DBA. Você também precisará alterar o nome do DBA em quaisquer papéis timbrados, cartões de visita e documentos como formulários de pedidos e faturas.