Os livros-razão são usados para contabilizar todo o dinheiro gasto e ganho no curso das operações comerciais. Usando colunas para débitos e créditos, contadores e gerentes de negócios mantêm um equilíbrio contínuo das transações da empresa. Um livro-razão contábil sem equilíbrio informa aos gerentes que o dinheiro não foi contabilizado e pode ser perdido devido a erros administrativos ou práticas antiéticas. Todas as informações de transação para um razão geral de contabilidade são obtidas no diário de contabilidade geral.
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Observe a transação que você planeja registrar no razão geral. Vá para a seção do razão em que a transação se enquadra. Seu livro-razão deve ter uma seção para cada tipo de transação. Por exemplo, se sua empresa gasta dinheiro com publicidade, você deve registrar cada despesa com publicidade na seção "Despesas com publicidade" de seu livro-razão geral. Se não existir uma seção para sua transação, crie uma.
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Crie uma página na seção selecionada do livro-razão para escrever os detalhes de sua transação. A página conterá cinco colunas, rotuladas "Data", "Descrição", "Débito", "Crédito" e "Saldo". Cada linha representa uma transação.
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Registre as transações de seu diário geral na contabilidade geral. Inclua a data, a descrição da transação e se a transação é um débito ou crédito. Por exemplo, se você receber receita por seus serviços, escreva a data da transação de receita, os detalhes da transação e o valor a ser creditado.
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Escreva o novo saldo da conta depois de registrar a transação. Se você tem $ 10,000 em terrenos, mas registrou uma transação em que vendeu parte dessa propriedade por $ 2,000, seu novo saldo é de $ 8,000 em terrenos para a conta.
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Repita esse processo até anotar todas as transações do diário geral para o razão geral da contabilidade.
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Verifique se a soma dos seus saldos finais de crédito para todas as contas é igual à soma de todos os saldos devedores finais. Se eles não forem iguais, o dinheiro não foi registrado corretamente.