As empresas que trabalham para clientes são responsáveis por concluir os projetos dentro do orçamento e no prazo. Freqüentemente, há um determinado número de horas atribuídas às tarefas em cada projeto, e um líder de equipe deve garantir que sua equipe cumpra essas horas e, ao mesmo tempo, conclua o projeto no número de dias alocado. Existe uma maneira eficaz de agendar e gerenciar trabalhos urgentes usando o Microsoft Word e o Outlook.
Criando o cronograma de produção
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Abra o Microsoft Word e crie um novo documento.
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Crie uma tabela com duas colunas e tantas linhas quantas forem as tarefas do projeto. No Microsoft Word 2008 e em versões mais recentes, o recurso de tabela é encontrado no menu Inserir.
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Na coluna da esquerda, indique a data em que uma tarefa precisa ser concluída.
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Na coluna certa, descreva a tarefa que precisa ser feita, quem está designado e quantas horas eles têm para execução. Por exemplo, "Dave (2 horas) para criar o resumo do projeto" ou "Sarah (6 horas) para criar novos gráficos."
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Repita as duas etapas anteriores para cada tarefa que requer conclusão.
Compartilhando e mantendo o cronograma de produção
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Envie um e-mail com a programação completa para a equipe completa do projeto. Peça aos membros da equipe para revisar a programação e fazer quaisquer perguntas que eles tenham antecipadamente sobre possíveis conflitos ou preocupações.
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Dependendo da linha do tempo do projeto, no início de cada dia ou toda semana, copie e cole as tarefas desse período no corpo de um e-mail. Envie por e-mail para a equipe do projeto como um lembrete do que precisa ser concluído.
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Todos os dias, siga a programação original do Microsoft Word. Usando o recurso de fonte riscada no menu inicial principal, risque as tarefas que foram concluídas. Isso ajuda o líder do projeto a controlar o andamento.
Agendamento de lembretes, check-ins e reuniões
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Destaque todas as fases do cronograma de produção que envolvem uma reunião ou um prazo importante.
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Crie um compromisso no calendário do Outlook para cada membro da equipe envolvido nessas fases. Por exemplo, se um designer deve enviar um arquivo ao diretor de criação para revisão, agende um lembrete para o designer e o diretor de criação intitulado "Entregue os arquivos de design para revisão inicial".
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Se as pessoas têm recursos em vários projetos e o tempo é curto, o Outlook pode ser usado para bloquear o tempo em suas agendas para que não sejam atribuídas a outras reuniões. Por exemplo, o líder do projeto pode criar um compromisso de um dia para um engenheiro intitulado "Revisar e finalizar especificações para transferência do cliente".