Uma auditoria de pessoal ou de recursos humanos pode manter sua empresa fora da falência. Litígios decorrentes de erros de recursos humanos e práticas de emprego injustas são caros e demorados. Os empregadores que se encontram no banco das testemunhas justificando as políticas do local de trabalho podem ter evitado despesas com litígios simplesmente conduzindo auditorias regulares de recursos humanos.
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Gere um relatório de censo de funcionários e use variáveis como posição, mandato, salário e categorias de EEO para classificar as informações. Você precisará disso para realizar uma auditoria de suas práticas de remuneração no que se refere à igualdade de remuneração interna e externa. Equidade salarial interna refere-se à maneira como você recompensa funcionários qualificados de forma semelhante. Analise salários e vencimentos de acordo com sexo, raça e outros fatores protegidos pelo Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964, pela Lei de Igualdade Salarial de 1964 e pela Lei de Pagamento Justo Lilly Ledbetter de 2009.
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Selecione uma seção transversal dos arquivos de pessoal dos funcionários para auditar a conformidade com as políticas do local de trabalho e as leis federais e estaduais relativas aos processos de manutenção de registros. Pesquise as leis federais e estaduais para retenção de arquivos de pessoal e anote o período de tempo necessário para reter arquivos de funcionários para informações gerais de emprego, informações médicas e de seguro de funcionários e dados de folha de pagamento e compensação.
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Revise suas políticas de recursos humanos para garantir que você tenha feito uma comunicação por escrito sobre o sistema de gestão de desempenho de sua empresa. Os sistemas de gestão de desempenho típicos consistem em vários componentes, como descrições de cargos, especificações, padrões de desempenho, formulários de ação disciplinar e corretiva, notas de feedback dos funcionários e avaliações anuais de desempenho. O manual do funcionário e os materiais de treinamento para novos contratados devem conter informações sobre gestão de desempenho e devem ser distribuídos aos funcionários no primeiro dia de trabalho.
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Realize uma ampla revisão dos arquivos de pessoal para determinar se todos os funcionários receberam cópias de suas descrições de funções e se recebem feedback regular de seus supervisores. Além disso, se a sua organização possui um processo de avaliação anual em vigor, cada arquivo do funcionário deve conter a avaliação de desempenho mais recente, bem como avaliações anteriores e documentos de melhoria de desempenho.
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Examine suas políticas de gerenciamento organizacional relacionadas a recursos humanos. Sua liderança deve estar ciente de que eles são responsáveis pelo gerenciamento das funções de seu departamento; no entanto, eles também devem ser responsabilizados por ações trabalhistas. As ações de emprego pelas quais supervisores e gerentes são responsáveis variam de revisão disciplinar a suspensões e demissões. Leia os materiais de treinamento de liderança, o currículo de desenvolvimento de gerenciamento e as transcrições das reuniões de gerenciamento para determinar a frequência com que os gerentes são notificados de suas obrigações e responsabilidades.
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Verifique os arquivos dos funcionários para garantir que todos os gerentes tenham documentação para apoiar suas decisões de emprego. Por exemplo, quando um funcionário é demitido por mau desempenho, o arquivo do funcionário deve conter feedback e notas que o gerente preparou, descrevendo as deficiências de desempenho. Uma trilha de papel bem definida de documentos gerados pelo gerente deve justificar todas as ações de emprego que um gerente realiza.