O seguro é uma despesa operacional para as empresas. As empresas adquirem cobertura de seguro pagando prêmios de seguro e registram as transações relacionadas de acordo. Dependendo da duração do seguro adquirido a cada vez, as empresas podem registrar o seguro para uso em vários períodos contábeis. Em outras palavras, as empresas podem ter que registrar as despesas de seguro periodicamente à medida que o seguro expira ao longo do tempo, em vez de contabilizar a compra total do seguro de uma só vez em um único período.
Seguro pré-pago
O seguro é geralmente pré-pago, pois as empresas podem adquiri-lo por um prazo de seis meses, um ano ou vários anos. O valor total do seguro pré-pago não é registrado como despesa imediata no momento da compra quando o seguro não foi utilizado. A cobertura do seguro expira apenas com o passar do tempo. Portanto, o valor total gasto com o prêmio de seguro não é uma despesa no período corrente. As empresas simplesmente trocaram dinheiro pelo direito a determinada cobertura de seguro no futuro.
Seguro vencido
O seguro vencido durante um período é registrado como despesa de seguro no mesmo período. As empresas perdem, ou dizem que consumiram, sua cobertura de seguro pré-pago ao longo do tempo, independentemente de a terem ou não usado ao entrar com qualquer reclamação. As empresas registram os seguros vencidos periodicamente com base na interseção de seus períodos contábeis e a estrutura de tempo do seguro. No final do prazo do seguro, o total do seguro expira e as empresas teriam registrado integralmente o total do seguro pré-pago como despesas em vários períodos.
Ativo e Despesa
Embora o seguro vencido em cada período contábil seja registrado como despesa e relatado na demonstração do resultado, a despesa total antecipada é registrada como um ativo no momento da compra e relatada no balanço patrimonial. Todos os ativos fornecem determinados serviços públicos e o seguro pré-pago como um ativo proporciona às empresas o benefício de uma cobertura de seguro. No entanto, à medida que o seguro expira com o tempo, o valor da despesa pré-paga como um ativo diminui.
Entradas de diário
As empresas usam dois conjuntos de lançamentos contábeis manuais para registrar as transações relacionadas ao seguro, envolvendo seguro pré-pago e seguro vencido. Quando as empresas pagam inicialmente pelo prêmio total do seguro, um débito é lançado na conta do ativo do seguro pré-pago e um crédito é lançado na conta à vista pelo dinheiro gasto. À medida que o seguro expira com o tempo, as empresas debitam a conta de despesas do seguro vencido e o crédito do seguro pré-pago para reduzir o saldo na conta do ativo. Ao final da vigência do seguro, a conta do seguro pré-pago deverá ter saldo zero.