Você deve controlar o manuseio de dinheiro em sua pequena empresa. Idealmente, você deseja que sua demonstração de resultados mostre uma correlação de 100% entre os recebimentos de caixa esperados e o dinheiro disponível real, mas isso nem sempre acontece. Quando você passa por falta ou excesso de dinheiro, precisa entender a origem das discrepâncias. Você os relatará em sua declaração de renda com base em uma conta especial criada para rastrear problemas de caixa.
Conta para dinheiro curto e superior
Crie uma conta com o título “Cash Short and Over”. Esta conta deve indicar quaisquer discrepâncias de caixa para o período contábil. Sua declaração de renda deve incluir esta conta e o saldo.
Manipulação de dinheiro
Você pode começar a entender os motivos das discrepâncias de caixa em sua demonstração de resultados examinando o manuseio de dinheiro em sua empresa. Se as quantias forem pequenas, você pode ter um caixa ou gerente de dinheiro que está simplesmente cometendo erros. Um funcionário desonesto pode pegar pequenas quantias também para cobrir a escassez, fazendo com que pareçam erros. Aperte seus controles de manuseio de dinheiro no ponto de compra e treine novamente todos os funcionários que têm um problema crônico de manuseio de dinheiro.
Descontos não relatados
Você pode enfrentar discrepâncias de caixa em sua declaração de renda porque um funcionário deu um desconto sem documentá-lo. Você mostrará um valor de pagamento esperado para um produto, mas terá recebido menos do que isso. Certifique-se de que todos os descontos sejam autorizados pela administração e documentados pelo funcionário que os está emitindo, para que você possa equilibrar sua conta Cash Short e Over.
Sobretaxas não relatadas
Você experimentará estouros de caixa se um cliente for cobrado por um serviço ou produto extra e o funcionário não o reportar. Suas expectativas de caixa estão vinculadas às vendas, e se um cliente realmente pagou mais do que um recibo de venda ou fatura indica, você terá mais dinheiro em mãos do que sua documentação prevê. Certifique-se de que todas as transações sejam documentadas.
Fatura não paga
Se você recebeu uma fatura marcada como “paga” e o dinheiro não foi realmente cobrado, você mostrará uma discrepância de caixa. Este é um erro de contabilidade e você deve aplicar controles de caixa para garantir que as cobranças sejam contadas apenas quando o pagamento for realmente recebido.
Reembolso em compras a crédito
Se você conceder crédito a um cliente, os funcionários devem saber como emitir reembolsos ou reembolsos parciais. Se um funcionário devolver o dinheiro depois que o cliente fizer uma compra a crédito, você terá falta de dinheiro.
Cheques ruins
Os cheques sem fundos devem ser retirados de seus recibos de dinheiro. Se um funcionário não fizer isso, você mostrará menos dinheiro do que seus registros indicam que deveria. Isso ocorre porque o cheque original é contabilizado em um depósito, mas o cheque devolvido não é subtraído dos recebimentos em dinheiro.