Embora possa ser mais conveniente entrar em contato com alguém usando tecnologia mais moderna, como e-mail ou mensagem de texto, o telefone ainda é um meio de comunicação mais pessoal. Embora a outra parte não possa ver seu rosto, sua voz ainda pode transmitir um senso de profissionalismo e autoridade. Para ajudá-lo a fazer a chamada comercial mais eficaz possível, seguir algumas etapas básicas pode ser útil.
Preparar
Reserve um momento para se preparar antes de pegar o telefone. Anote os pontos-chave que você precisa abordar durante a conversa, bem como quaisquer perguntas que precise fazer. Isso também servirá como um esboço para ajudar a orientá-lo durante a chamada, mantendo o controle da conversa. Se possível, esteja próximo a um computador com conexão à Internet para acessar o site da sua empresa ou localizar informações rapidamente.
Se identifique
Sempre se identifique para a parte que atende o telefone. Para soar o mais profissional possível, forneça seu nome e sobrenome, bem como seu cargo, se aplicável. Se sua ligação for demorada e você sentir que a pessoa para quem você está ligando está com pressa ou de alguma forma distraída, tente agendar um horário melhor para ligar de volta.
Identificar Objetivo
Você pode trocar gentilezas, como um breve "Como você está hoje?", Mas não se envolva em uma longa conversa sobre esportes ou o clima, pois isso pode servir como uma distração do propósito da sua ligação. Declare o propósito de maneira educada e direta, como: "Recebi seu e-mail esta manhã e estou ligando para fazer o acompanhamento".
Reserve um tempo para ouvir
Embora você possa ter a intenção de alcançar o propósito de sua chamada, certifique-se de iniciar uma conversa bilateral. Dê tempo à outra parte para responder aos seus pontos e fazer quaisquer perguntas que ela possa ter. Tenha cuidado para não interromper, a menos que descubra que a outra parte está mudando de assunto. Se isso ocorrer, interrompa educadamente, dizendo: "Desculpe interromper, mas outra pergunta surgiu na minha mente e quero perguntar antes que me esqueça."
Revisar chamada
Antes de desligar, reveja o que foi realizado durante a chamada com a outra parte e certifique-se de que ambos concordam sobre o que deve acontecer a seguir. Se for necessária comunicação adicional, defina um dia e hora específicos para uma chamada telefônica de acompanhamento ou outro método de comunicação, como e-mail. Sempre faça parte de uma forma agradável, mesmo que o resultado final da ligação seja que um relacionamento comercial não ocorrerá ou não continuará no presente. Você pode querer revisitar o relacionamento em algum momento no futuro.