O gerenciamento de recebimento é um aspecto fundamental da contabilidade geral. Nas finanças pessoais, os recibos são um método de rastrear os hábitos de consumo das famílias; o mesmo se aplica a empresas de qualquer tamanho. As empresas também podem usar os recibos como um método para rastrear a geração de receita. O gerenciamento de recebimento refere-se à prática de organizar, arquivar e lucrar mantendo um controle preciso e completo dos recebimentos.
Receitas em pequenas empresas
As pequenas empresas freqüentemente lidam com duas classes de receitas. Os recibos de despesas são emitidos pelos fornecedores quando um pequeno empresário adquire mercadorias para revenda. A compra de capital fixo para o negócio, como móveis e outros equipamentos, também gera receitas de despesas, assim como o pagamento de serviços relacionados à manutenção do negócio. O segundo tipo de recibo, e o tipo mais comum, é o recibo gerado para os clientes após a compra de um item. É um bom senso contábil manter uma cópia dos recibos de vendas emitidos como um método de controle da receita diária.
Recibos de Preenchimento
O arquivamento de recibos é um procedimento simples; no entanto, exige manutenção de rotina, pois os recibos tendem a se acumular e podem sair do controle rapidamente. Arquivar recibos de vendas diariamente em ordem cronológica em um arquivo trancado é a maneira mais simples de controlar os recibos de vendas. Digitalizá-los para um formato digital e fazer backup do arquivo externamente também é uma boa maneira de garantir que nenhuma informação seja perdida, mesmo que algo aconteça com as cópias originais. Há duas maneiras de preencher os recibos de despesas: cronologicamente por mês ou em subpastas categóricas para referência rápida, que também são ordenadas cronologicamente.
Encontrar deduções fiscais com recibos
A vantagem de agrupar as receitas de despesas por categoria é que isso torna muito mais simples encontrar as deduções fiscais. É provável que, se um tipo de despesa for considerado dedutível do imposto, as despesas subsequentes da mesma categoria também serão dedutíveis. As receitas de despesas com equipamentos e outras despesas de capital geralmente são dedutíveis, assim como uma série de outros itens que variam, conforme o código tributário muda periodicamente. Consulte o IRS ou um contador para encontrar o máximo possível de deduções legítimas, lucrando assim com sua estratégia de gerenciamento de recebimento.
Receitas e Auditoria
Os recibos são uma dádiva de Deus, caso o IRS faça uma auditoria ao seu negócio. Manter uma cópia de cada recibo gerado por sua empresa torna as auditorias mais rápidas e muito menos penosas, pois o IRS pode verificar rapidamente a precisão de todos os pedidos de dedução e confirmar as receitas relatadas. Reivindicar despesas sem manter um registro dos recibos que validam essas reivindicações pode resultar em multas e, em alguns casos, processos judiciais, portanto, mantenha cópias de seus recibos dedutíveis. Guarde as cópias impressas entre quatro e sete anos, dependendo de seu conteúdo, conforme descrito e recomendado pelo IRS.