Um sistema automatizado de folha de pagamento permite que o empregador processe sua folha de pagamento por meio de um sistema informatizado. Um sistema de folha de pagamento manual requer que a folha de pagamento seja processada manualmente e, portanto, é um procedimento consideravelmente mais lento do que um sistema automatizado. O primeiro torna o processamento da folha de pagamento mais simples e reduz os erros, que são mais prováveis com o sistema manual.
Transporte cronometrado
Os trabalhadores horistas são pagos de acordo com as horas trabalhadas durante o período de pagamento. O empregador usa um sistema de cronometragem para controlar as horas e pagar os funcionários horistas de acordo. É fundamental, portanto, que o tempo de cada funcionário seja computado com precisão. Muitos empregadores usam um relógio de ponto para controlar as horas de trabalho. Um sistema de folha de pagamento manual requer o cálculo dos dados do relógio de ponto à mão; isso aumenta a probabilidade de erros.
O sistema de cronometragem automatizado permite que o empregador importe os dados do relógio de ponto para o software de folha de pagamento. Especificamente, o funcionário usa um cartão magnético ou crachá, ou o método de impressão da mão ou impressão digital, para marcar o ponto de entrada e saída. Depois que as entradas são transportadas para o software de folha de pagamento, o software calcula o tempo trabalhado. Tudo o que o funcionário da folha de pagamento precisa fazer é garantir que o tempo seja transportado de maneira adequada e fazer as edições necessárias.
Cálculo de Pagamento
O sistema automatizado de folha de pagamento usa software de folha de pagamento para calcular todos os salários. Softwares de folha de pagamento, como QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro e Sage Peachtree calculam o lucro bruto para líquido com base nos dados que o representante da folha de pagamento insere. Portanto, o resultado depende da precisão da entrada. Portanto, se um funcionário demitido receber verbas rescisórias, mas o representante da folha de pagamento deixar de fazer o lançamento, o sistema não o pagará. Normalmente, o sistema é confiável, desde que as entradas estejam corretas.
O sistema automatizado realiza todos os tipos de pagamentos: por hora, hora extra, hora dupla, salários, comissões, bônus, aumentos salariais, pagamento retroativo, deduções salariais, pagamentos automáticos e reembolso de mensalidades. Notavelmente, o sistema automatizado elimina a escrita manual do cheque de pagamento. O sistema gera automaticamente cheques de pagamento e canhotos e permite o depósito direto.
Cálculo de dedução
Salário e deduções salariais são uma parte necessária do processamento da folha de pagamento. O empregador deve reter obrigatoriamente os salários dos empregados, incluindo imposto de renda federal, imposto de seguridade social, imposto de Medicare e, geralmente, imposto de renda estadual. Esses impostos podem ser demorados e difíceis de calcular manualmente. Uma série de regras são anexadas aos cálculos de imposto retido na fonte. Com um sistema de folha de pagamento automatizado, o software tem as alíquotas embutidas no sistema. Ele calcula o imposto retido na fonte para cada funcionário com base na entrada de dados das condições de retenção. Isso reduz a probabilidade de erros de imposto sobre a folha de pagamento, que podem resultar em taxas do IRS e da agência tributária estadual.
Manutenção de registros
O IRS exige que os empregadores mantenham registros de impostos trabalhistas por no mínimo quatro anos. Além disso, o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos exige que os registros da folha de pagamento sejam mantidos por pelo menos três anos. O sistema manual requer o arquivamento dos dados necessários da folha de pagamento manualmente, o que consome tempo e aumenta a desordem. O software de folha de pagamento gera e armazena dados da folha de pagamento e impostos trabalhistas.