Especialmente em níveis de desempenho que podem fornecer à equipe completa de sua empresa serviços de impressão em rede, o hardware de saída de hoje geralmente inclui discos rígidos integrados que complementam o computador em miniatura integrado no centro das capacidades desses dispositivos. Esses recursos normalmente aparecem em impressoras a laser e em dispositivos multifuncionais, que podem ser baseados em laser ou jato de tinta. Se a impressora do seu escritório inclui esses recursos, você pode se beneficiar das vantagens de desempenho - às custas de maiores preocupações com a segurança.
Dispositivos de classe empresarial ou de grupo de trabalho
Muitas impressoras projetadas para ambientes multiusuário incorporam discos rígidos - unidades tradicionais baseadas em platter ou armazenamento em memória flash - projetadas para acelerar a saída de muitos documentos impressos ao mesmo tempo ou quase ao mesmo tempo. Aliviando a necessidade de retenção de documentos em spool nos computadores de usuários individuais, essas unidades fornecem um meio rápido de disponibilizar os dados de saída para o hardware de impressão. A menos que você imprima uma página de configuração, verifique as opções instaladas listadas em seu contrato de aluguel ou compra, ou examine o painel traseiro do dispositivo em busca de sinais de uma unidade, você pode não conseguir distinguir entre dispositivos com armazenamento integrado e dispositivos que não o possuem.
Impressoras multifuncionais
Os discos rígidos internos formam um recurso comum em dispositivos que imprimem, digitalizam, enviam fax e e-mail - impressoras multifuncionais ou MFPs - para permitir que coordenem o desempenho simultâneo de suas várias funções. Devido ao uso próximo e semelhanças de configuração entre esses dispositivos e seus irmãos copiadoras um pouco maiores, os MFPs visam muitas das mesmas necessidades para escritórios com menos usuários e menos tráfego de documentos do que aqueles que usam copiadoras em rede. Dependendo do nível de desempenho, preço e tamanho pretendido do grupo de trabalho, um MFP pode incluir um disco rígido como recurso padrão ou opcional.
Manter e fazer backup
A inclusão de um disco rígido interno permite que os dispositivos de saída ofereçam aos grupos de trabalho a capacidade de enviar um documento para a impressora, guardá-lo para saída posterior e fazer várias cópias em momentos diferentes a partir de um conjunto de dados salvo. As configurações de hardware que incluem IDs de usuário individuais possibilitam que esse recurso forneça segurança de acesso ao documento. Em MFPs, os discos rígidos internos também suportam a retenção de material enviado por fax no caso de falta de suprimentos de impressão.
Considerações de Segurança
Quando sua empresa desativa um dispositivo de saída alugado ou adquirido, seu disco rígido pode representar um risco de segurança devido à possibilidade de dados confidenciais permanecerem no disco. Junto com as medidas de segurança para proteger esses dispositivos enquanto eles estão em serviço, incluindo proteção por senha de acesso baseado na Web ao seu hardware de saída, você precisa de uma política de segurança para lidar com a destruição de dados quando você aposentar seu equipamento. As impressoras alugadas devem ser devolvidas em bom estado de funcionamento, o que significa que você não pode simplesmente destruir suas unidades. Alguns fabricantes de impressoras oferecem um produto de software de eliminação de dados padrão ou opcional que você pode usar para limpar ou sobrescrever as unidades nos dispositivos que as incluem.