Já é bastante difícil tentar evitar as muitas condições de mercado que podem estressar seu negócio sem ter que se preocupar todos os dias com a segurança de seus clientes, fornecedores e funcionários. Intrusos, roubos e interrupções de funcionários podem causar sérios danos ao seu negócio, e a criação de procedimentos de segurança proativos para o seu front office ajuda a prevenir problemas e possivelmente reduzir os prêmios de seguro.
Reúna-se com especialistas
A primeira etapa na criação de procedimentos de segurança para seu escritório é reunir-se com especialistas em segurança comercial. Isso inclui o gerente do prédio, se você alugar um espaço, a seguradora, um advogado de responsabilidade civil e um consultor de serviços de segurança. Visite as instalações com esses especialistas e depois sente-se para avaliar o que eles acham que você precisa fazer para melhorar sua segurança e quais recursos eles recomendam. Não permita armas em suas instalações sem falar com um advogado, o proprietário do prédio e um especialista em segurança de armas.
Acesso de revisão
Determine quem deve ter permissão para entrar em seu escritório e forneça crachás para funcionários ou um sistema de campainha que exija que uma recepcionista ou funcionário permita a entrada de pessoas no prédio ou escritório. Coloque a recepção em um local que permita que a recepcionista veja quem está se aproximando de sua mesa o mais cedo possível. Instale câmeras de segurança fora de todas as entradas e nas escadarias, se você puder pagar. As portas das escadas devem ser trancadas pelo lado de fora, permitindo que apenas funcionários com chaves entrem em seu espaço por escadas. Avalie se você precisa adicionar portas e janelas mais fortes, incluindo vidro temperado ou à prova de balas. Dependendo da frequência com que os visitantes vêm ao seu escritório e de quanto tempo permanecem, considere exigir crachás de identificação de visitante e login. Limite quem pode assinar ou aceitar pacotes.
Melhorar a iluminação
Revise seus acessos externos e espaços internos para garantir que haja iluminação adequada onde as pessoas entram e trabalham ou os clientes esperam. Coloque as luzes nos temporizadores para que se acendam antes que as pessoas cheguem e fiquem acesas até depois do horário de fechamento. Certifique-se de ter luzes de reserva que se acendem em áreas internas e externas importantes quando há queda de energia.
Políticas de Funcionários
Crie listas de verificação de abertura e fechamento para os funcionários que são os primeiros a chegar e os últimos a sair, e fornece procedimentos de segurança para os funcionários seguirem durante o dia. Reúna-se com os funcionários para discutir como lidar com um incêndio, um funcionário insatisfeito, uma emergência climática ou um intruso hostil. Poste números de telefone de emergência perto de todos os telefones e coloque-os na discagem rápida. Lembre seus funcionários de não fornecerem informações sobre sua empresa por telefone e de direcionar quaisquer perguntas ao gerente do seu escritório. Não deixe os funcionários escorarem as portas de entrada abertas ao carregar ou descarregar itens. Tente arranjar um amigo ou vigia para garantir que os funcionários cheguem em segurança aos seus carros e emita uma palavra-código ou frase que os funcionários possam usar ao telefone ou entre si para soar o alarme se houver um intruso na área.
Treinamentos
Organize um seminário de treinamento para ajudar seus funcionários a lidar verbalmente com colegas de trabalho hostis e intrusos. Considere adicionar fechaduras às portas do escritório ou adicionar portas seguras do escritório para proteger os funcionários de um intruso e coloque botões de pânico ao redor do escritório que os funcionários podem usar para disparar um alarme alto para alertar outros escritórios próximos e potencialmente assustar os intrusos. Converse com seu advogado ou seguradora sobre a legalidade de oferecer treinamento de autodefesa ou reembolsos de cursos. Se você tiver diferentes áreas de escritório, distribua walkie talkies e treine os funcionários como usá-los.