O pior pesadelo de um empresário se tornou realidade. Um funcionário de longa data de confiança confessou ter feito malversação de fundos da empresa. Infelizmente, os donos de empresas muitas vezes se preocupam com o gerenciamento de funcionários, atendimento ao cliente e apagando incêndios diários, pois a maioria das responsabilidades financeiras é confiada a outra pessoa. No entanto, uma vez que um empresário se torna vítima de fraude, ele busca respostas para prevenir a situação no futuro. Um forte sistema de controles internos ajuda as empresas a impedir que os funcionários cometam fraudes.
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Eduque a administração sobre os três indicadores de fraude. De acordo com a Association of Certified Fraud Examiners, a fraude nas demonstrações financeiras envolve a publicação intencional de informações falsas em qualquer parte das demonstrações financeiras. Para ajudar a prevenir atividades fraudulentas, a administração deve implementar controles internos, ou estrutura, e saber quais situações procurar. Indivíduos cometem fraude quando sob pressão situacional ou financeira, quando a oportunidade de cometer fraude está presente e quando o perpetrador racionaliza facilmente a atividade fraudulenta.
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Separe as funções de contabilidade. Um dos principais fatores de um sistema de controle interno eficaz é a segregação de funções. A gestão ajuda a prevenir fraudes reduzindo os incentivos à fraude. Um incentivo, a oportunidade de cometer fraude, é reduzido quando as funções contábeis são separadas. O ato de segregar funções separa as funções de manutenção de registros, autorização e revisão do processo contábil. Para segregar funções, envolva mais de uma pessoa no processo de preparação das demonstrações financeiras. Portanto, para que ocorra fraude, dois funcionários devem conspirar para perpetrar o crime.
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Estabeleça um forte ambiente de controle. Um ambiente de controle forte, também conhecido como um tom forte no topo, envolve o recrutamento da gerência para demonstrar comportamento ético. O ACFE observa que, qualquer que seja o tom de gerenciamento definido, ele terá um efeito residual nos funcionários da empresa. Um tom forte é desenvolvido estabelecendo e cumprindo um conjunto escrito de políticas. As políticas devem ser concisas e incluir consequências quando os procedimentos são desobedecidos. Além disso, de acordo com o Fraud Examiners Manual da ACFE, uma das maneiras mais fáceis de estabelecer um tom moral forte para uma organização é contratar funcionários moralmente corretos.
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Inicie exames anuais das demonstrações financeiras por uma parte externa. Em muitos casos, a administração é a parte que comete a fraude. A administração pode sentir pressão para cumprir as metas financeiras da empresa ou pode receber incentivos se certas metas forem atendidas. Para ajudar a evitar que a administração se envolva em ajustes excessivamente agressivos nas demonstrações financeiras, faça com que uma parte independente examine as demonstrações financeiras anualmente. Contratar um auditor para realizar uma revisão ou auditoria das demonstrações financeiras impede os funcionários de apresentarem, intencionalmente, demonstrações financeiras incorretas.