Cartas comerciais eficazes estabelecem relacionamentos e constroem uma imagem positiva para sua empresa, enquanto cartas mal escritas podem prejudicar relacionamentos profissionais e afetar os resultados financeiros. A maneira como algo é expresso é tão importante quanto o que é dito. Aplique alguns princípios básicos de comunicação às cartas comerciais, bem como a outras formas de comunicação, para construir seu negócio e sua reputação profissional.
Antes de escrever
1
Leia a carta à qual você está respondendo duas vezes - uma para obter a essência da carta e novamente para ter certeza de que entendeu os pontos-chave. Anote qualquer linguagem ou informação ambígua para que você possa pedir um esclarecimento em sua carta-resposta. Liste os compromissos e datas descritos na carta para que você possa confirmá-los em sua resposta.
2
Conheça o seu público. Ao escrever sua resposta, compreenda bem a função da pessoa na empresa. Descubra se ela tem acesso a informações importantes de que você precisa ou é capaz de se comprometer e falar em nome da empresa. Se não, descubra quem precisa ser copiado em sua carta.
3
Verifique as informações antes de assumir compromissos para ter certeza de que pode fazer o acompanhamento conforme prometido. Certifique-se de que haja estoque em estoque, os materiais possam ser entregues em uma data especificada e as pessoas farão o acompanhamento conforme declarado em sua carta.
Escrevendo a Carta
1
Seja claro e sucinto. Vá direto ao ponto e evite informações irrelevantes. Repita os pontos-chave da carta, incluindo prazos e compromissos, para confirmar que você recebeu e entendeu as informações.
2
Use verificadores ortográficos e gramaticais e verifique novamente se há erros na carta.
3
Seja profissional - evite gírias e palavras carregadas de emoção que possam ser mal interpretadas. Se você estiver com raiva ou chateado ao escrever ou se a carta for sobre um assunto delicado, deixe-o de lado e volte ao assunto no dia seguinte quando estiver calmo e puder ser mais objetivo. Revise a carta antes de enviar, se necessário.