Um sistema de contabilidade é apenas um método estabelecido de rastreamento de receitas e despesas para que você possa saber prontamente como seu negócio está indo. Embora as especificações possam variar entre as empresas, a maioria adere aos princípios contábeis geralmente aceitos desenvolvidos pela Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos e pela profissão contábil. Os sistemas de contabilidade podem ser simples ou complexos, manuais ou informatizados. No entanto, existem certos princípios contábeis básicos que se aplicam a todos os métodos aceitáveis de contabilidade para suas atividades comerciais.
Tipos de sistemas de escrituração
Os sistemas de escrituração de entradas simples e duplas são os dois métodos comumente usados. O método de entrada única é semelhante a um talão de cheques; existem apenas débitos e créditos. Quando você faz um depósito, seu saldo aumenta, e quando você passa um cheque, seu saldo diminui. Este método informa quanto dinheiro você tem em mãos, mas não informa para onde seu dinheiro foi. O método de dupla entrada considera seus gastos. Ao preencher um cheque, você diminui o dinheiro, mas, ao mesmo tempo, aumenta a conta correspondente ao motivo da despesa, como material de escritório ou utilidades.
Débitos e Créditos
A maioria dos sistemas de contabilidade usa o método de partidas dobradas. Como regra, para cada transação, você debitará uma ou mais contas e creditará uma ou mais contas, com o valor total de seus débitos e créditos iguais. Por exemplo, se você preencher um cheque de $ 100 para comprar $ 80 de material de escritório e enviar um pacote de $ 20 pelo correio, você creditará $ 100 em dinheiro, debitará em material de escritório $ 80 e debitará nas despesas de envio $ 20. Outras transações podem afetar apenas duas contas, como um pagamento de aluguel.
Demonstrações Financeiras
Embora uma empresa possa preparar várias demonstrações financeiras diferentes, a demonstração de resultados e o balanço são os relatórios mais básicos produzidos. A demonstração de resultados é igual a uma demonstração de lucros e perdas e indica quanto dinheiro você ganhou ou perdeu durante o período. O balanço patrimonial lista seus ativos e passivos e fornece um instantâneo de quanto vale sua empresa. Os tipos de contas que afetam sua demonstração de resultados incluem vendas, despesas gerais e custo das mercadorias vendidas. Seu balanço patrimonial lista contas como estoque, dinheiro, bens e equipamentos, notas a pagar e contas a receber.
Contas Básicas
Existem 10 categorias básicas de contas que você pode precisar para realizar suas tarefas de contabilidade. Dependendo da complexidade do seu negócio, você pode precisar de várias subcontas para listar cada tipo de venda, por exemplo, ou cada tipo de produto que você mantém em estoque. Os princípios básicos, entretanto, são vendas, despesas, folha de pagamento e lucros acumulados para sua demonstração de resultados; para seu balanço, você deve incluir dinheiro, contas a receber, contas a pagar, notas a pagar, estoque e patrimônio líquido.
Saldos negativos e positivos
Alguns tipos de contas normalmente apresentam saldos negativos, mas outras normalmente apresentam saldos positivos. Isso pode ser confuso para um contador novato. Na demonstração do resultado, suas contas de receita, como vendas, normalmente apresentam um saldo negativo, embora sejam uma boa atividade para o seu negócio. As despesas e o custo dos produtos vendidos devem ter saldos positivos. No balanço, as contas que representam uma atividade favorável para o seu negócio apresentam saldos positivos. Caixa, contas a receber e estoque são exemplos de contas com saldos positivos. Contas com saldo negativo são as menos favoráveis. Passivos acumulados e contas a pagar são exemplos. Se você analisar uma entrada, pode ser mais fácil de entender. Por exemplo, quando você vende um item, você credita as vendas, uma conta de saldo negativo. Você deve debitar outra conta, seja em dinheiro ou contas a receber, que normalmente apresentam saldos positivos.