A fraude de estoque envolve o roubo de itens de estoque físico e a distorção de registros de estoque nas demonstrações financeiras de uma empresa. O estoque consiste em matérias-primas, produtos acabados e inacabados que geralmente são armazenados em depósitos. Uma pequena empresa pode ser vítima de fraude perpetrada por um de seus funcionários ou a própria empresa pode se envolver em atividades fraudulentas para enganar acionistas e agências fiscais. A detecção e prevenção oportunas de fraudes podem economizar tempo e dinheiro para sua pequena empresa.
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Detectar roubo de estoque, que é a remoção de estoque do armazenamento para revenda ou uso pessoal. Os sinais de alerta incluem recibos de venda e recibos de embalagem em falta, funcionários vivendo acima de suas possibilidades, reclamações de clientes sobre mercadorias perdidas, picos no número de mercadorias danificadas e quedas acentuadas nas vendas, mesmo durante períodos normalmente movimentados. Para evitar roubo, tranque suas áreas de armazenamento, instale sistemas de monitoramento de vídeo e alarme em seu armazém, execute verificações de antecedentes em seus funcionários e conduza auditorias físicas aleatórias de seu estoque.
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Procure fatores de risco de fraude de estoque. Em um artigo do "Journal of Accountancy" de junho de 2001, Joseph T. Wells - fundador e presidente da Association of Certified Fraud Examiners - escreveu que esses fatores de risco incluem tentativas de obter financiamento garantido por estoque e saldos de estoque excepcionalmente altos. Uma empresa que usa estoque para obter financiamento pode ser tentada a inflar o saldo do estoque.
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Encontre erros ou distorções nos saldos de estoque relatados. Exagerar e subestimar os saldos de estoque finais pode inflar e reduzir os lucros, respectivamente. Lucros superestimados fazem a gestão parecer boa, enquanto lucros subestimados reduzem a renda tributável. Os sinais de possível fraude nas demonstrações financeiras incluem saldos de estoque estagnados por vários períodos contábeis consecutivos e saldos de estoque crescendo mais rápido do que as vendas. Você pode evitar algumas dessas tentativas de fraude conduzindo auditorias surpresa e separando as responsabilidades de faturamento e remessa.
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Identifique tendências incomuns em certos índices financeiros envolvendo estoque. Possíveis sinais de fraude incluem saldos de estoque aumentando mais rápido do que vendas e custos de envio diminuindo como uma porcentagem do estoque. Determine se o giro do estoque - que é a relação entre o custo dos produtos vendidos e o estoque - mostra mudanças repentinas ou se é significativamente diferente das tendências do setor. Verifique se o custo das mercadorias vendidas na contabilidade da empresa difere das declarações fiscais. Para um pequeno varejista, o custo das mercadorias vendidas é igual à diferença nos saldos de estoque inicial e final de um período contábil mais as compras de estoque durante o período.
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Observe as tentativas de criar um inventário fantasma. Wells escreveu que as tentativas de enganar os auditores podem incluir pedidos de compra falsificados, relatórios falsos de envio e recebimento, contagens de estoque infladas e até empilhamento de caixas de embalagem vazias para criar a aparência de um depósito cheio de estoque.