QuickBooks tem um utilitário Reconcile que pode reconciliar a conta do cartão de crédito da sua empresa com o extrato em papel do cartão. O utilitário Reconcile faz parte do menu Banking e abre em sua própria janela separada. Reconciliar sua conta de cartão de crédito sempre que receber um extrato em papel o ajudará a detectar quaisquer transações irregulares, incorretas ou perdidas, o que pode contribuir para um saldo incorreto da conta. Além disso, o programa abrirá automaticamente a opção de pagar a conta após a conclusão do processo de reconciliação.
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Selecione "Reconciliar" na seção Banco na página inicial do QuickBooks para abrir a janela Iniciar reconciliação.
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Clique no menu suspenso "Conta" e selecione a conta do cartão de crédito em "Cartões de Crédito".
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Insira a data do extrato do cartão de crédito no campo Data do extrato e certifique-se de que o saldo inicial no extrato do cartão de crédito corresponda ao valor do campo Saldo inicial do programa. Se os saldos iniciais não corresponderem, você precisará corrigir o saldo inicial na conta do cartão de crédito. Abra o menu "Listas" e selecione "Plano de contas". Selecione a conta do cartão de crédito e, em seguida, insira o saldo inicial correto ou edite as transações no registro para corrigir quaisquer imprecisões.
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Insira o saldo final do extrato do cartão de crédito no campo Saldo final. Se houver encargos financeiros, preencha os campos na seção Inserir qualquer encargo financeiro. Por exemplo, insira o valor do encargo financeiro e a data nos campos apropriados.
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Clique no botão "Continuar" para abrir a janela Reconciliar e marque a caixa de seleção "Ocultar transações após a data de término do extrato".
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Clique em cada transação na janela que aparece no extrato do cartão de crédito. Clicar em uma transação coloca uma marca de seleção ao lado dela e a marca automaticamente como desmarcada. Quando o valor de Diferença exibe "0.00", a conta foi reconciliada com sucesso.
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Clique no botão "Reconciliar agora" para abrir a janela "Efetuar pagamento". Selecione um botão de opção "Pagamento" - como "Escreva um cheque para pagamento agora" e clique em "OK". Esta ação abre a janela de opção de pagamento - como a janela Gravar cheques - para que você possa pagar a conta do cartão de crédito. A janela Selecionar relatório de reconciliação também é aberta automaticamente.
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Selecione o botão de opção na janela Selecionar relatório de reconciliação ao lado do tipo de relatório de reconciliação que deseja visualizar, como um relatório de resumo.
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Clique no botão "Exibir" para visualizar o relatório ou clique no botão "Imprimir" para imprimi-lo. Clique no botão "Fechar" para fechar a janela.