Um memorando é um documento comercial breve e informativo que você distribui para colegas de trabalho, gerência ou proprietários de uma empresa que anuncia uma proposta, reunião futura ou alterações no procedimento atual. Um memorando de projeto pode ser usado para abordar vários estágios do projeto, incluindo planejamento e implementação, ou para apresentar dados relacionados ao projeto. Ao preparar um memorando, você deve seguir um formato comercial padrão usado especificamente para memorandos. Se o seu memorando contiver várias páginas, grampeie as páginas juntas em vez de usar clipes de papel ou prendedores de papel alternativos.
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Digite “Memorando” ou “Memorando” no canto esquerdo da página de memorando. Use uma fonte em negrito.
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Prepare a seção de informações do memorando. Um formato de memorando adequado contém quatro tipos de informações na seção do cabeçalho. Depois de digitar o título de cada tipo de informação, inclua dois pontos e pressione a tecla “Enter”. Use uma linha para cada tipo de informação. Os quatro tipos de títulos de informação incluem Data, Assunto, Para e De. O título “Assunto” é usado para fornecer um breve título ao memorando do projeto, semelhante a uma linha de assunto de e-mail. Use a seção “Para” para enviar seu memorando a uma pessoa ou grupo de pessoas. Por exemplo, se você enviar o memorando ao departamento de gerenciamento de projetos, escreva “Gerenciamento de Projetos” na linha “Para”. Você não precisa listar cada pessoa individualmente ao se dirigir a um grupo. A seção “De” deve sempre conter seu nome ao criar o memorando.
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Prepare a introdução do memorando. Apresente o projeto ao público do memorando em algumas frases. Não forneça informações de histórico extensas ou estatísticas nesta seção, mas forneça informações importantes suficientes para que seu público compreenda o propósito do memorando e do projeto.
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Prepare a seção “Pontos-chave”. Esta seção varia dependendo do tipo de memorando de projeto que você cria. Por exemplo, se você distribuir o memorando para anunciar uma reunião para apresentar outros aspectos do projeto, use esta seção para definir a data, a hora e o local da reunião. Se você distribuir o memorando para delinear as mudanças em um projeto, liste as principais mudanças nesta seção. O objetivo desta seção é destacar pontos importantes do memorando. Os pontos devem ser listados no formato de marcadores, com cada marcador contendo no máximo duas frases.
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Prepare a última seção do seu memorando. A última seção do memorando do projeto também varia dependendo da finalidade do memorando. Por exemplo, se você distribuir o memorando nos estágios iniciais de um projeto, esta seção pode ser uma seção de “Análise” que descreve a pesquisa e os dados que sustentam a utilidade ou o sucesso do projeto. Se você estiver convidando um grupo de pessoas para uma reunião, use esta seção para fornecer informações adicionais não contidas na seção “Pontos-chave”.