Os hotéis preparam orçamentos anuais para ajudar a equipe de gestão a operar o hotel de forma mais eficiente. O sucesso no negócio de hotelaria requer uma gestão cuidadosa das despesas, especialmente o custo da mão de obra. Os hotéis têm uma equipe relativamente grande. É importante ter recursos humanos suficientes na propriedade para oferecer um excelente serviço ao cliente, mas sem excesso de pessoal, o que pode reduzir a lucratividade do hotel.
Processo
Os orçamentos são preparados usando um software de planilha. Os modelos financeiros que prevêem receitas são criados juntamente com as despesas que serão incorridas para gerar essas receitas e fornecer um serviço de alta qualidade aos hóspedes dos hotéis. O orçamento faz parte do processo de planejamento geral do hotel, que inclui o planejamento estratégico de marketing e o planejamento de despesas de capital.
Quem deve estar envolvido
Um hotel é organizado em uma série de departamentos. Os gerentes de cada um desses departamentos criam seus próprios orçamentos. O chefe do departamento de limpeza tem despesas diferentes para gerenciar do que o gerente do bar, por exemplo. A equipe financeira do hotel é responsável por consolidar os orçamentos do departamento em um orçamento geral do hotel. O gerente geral revisa o orçamento consolidado com os outros gerentes e faz ajustes com base nessas discussões.
Variáveis-chave para a previsão de receita
A previsão de receita para um hotel é impulsionada por duas variáveis principais: taxa de ocupação e ADR, ou taxa média diária, que significa o custo médio de ficar em um quarto de hotel por uma noite. A taxa de ocupação varia de acordo com o dia da semana, o mês e a temporada. Os hotéis resort geralmente têm uma alta temporada, quando a ocupação é alta devido ao fluxo de turistas para a área. Os hotéis que atendem a viajantes a negócios costumam ter maior ocupação durante a semana de trabalho, com queda nos finais de semana. A taxa média diária também varia. Os hotéis oferecem tarifas com desconto durante os horários de pico para incentivar uma maior ocupação. Aumentar a suposição de ocupação no orçamento requer despesas crescentes, porque os quartos ocupados adicionais precisam ser limpos. Aumentar o ADR não aumenta as despesas.
Pesquisa Necessária
A precisão do orçamento de um hotel é afetada pelo esforço feito para reunir dados de mercado. O orçamento requer a previsão de como os principais mercados atendidos pelo hotel mudarão no próximo ano e a direção da economia como um todo. Embora o processo de orçamento seja uma tarefa anual, a coleta de informações sobre a indústria hoteleira e a economia local é um processo contínuo. Isso dá aos gerentes uma ideia clara de como será o futuro quando fizerem suposições para as principais variáveis do orçamento.
Erros comuns
Apressar o processo de planejamento pode resultar em um orçamento que é uma ferramenta de gerenciamento menos útil do que deveria ser. Os gerentes tendem a construir seus orçamentos de despesas simplesmente pegando os números do ano anterior e ajustando-os para cima em uma porcentagem presumida, como 5%. Uma abordagem melhor é construir um orçamento completamente novo a cada ano, com uma justificativa para cada despesa. Essa abordagem concentra a atenção da administração na busca constante por maneiras de melhorar as operações do hotel, em vez de ficar satisfeita com a forma como as coisas eram feitas no passado. As despesas de marketing do ano anterior devem ser examinadas para garantir que contribuíram para a geração de receitas antes de serem incluídas no orçamento deste ano.