As reuniões de partes interessadas dão a todos aqueles com interesse em seu negócio a chance de permanecer envolvidos nas operações da empresa. As reuniões são normalmente direcionadas às partes interessadas mais influentes, como acionistas, executivos ou empresas parceiras. As reuniões para diferentes tipos de stakeholders também são uma opção para que você possa adequar as informações apresentadas com base em como o stakeholder influencia a empresa. As reuniões costumam ser educativas e informativas, cobrindo tópicos gerais ou novas mudanças que ocorrerão na empresa. Uma reunião bem organizada é fundamental para causar uma impressão positiva nas partes interessadas.
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Identifique o objetivo específico da reunião com as partes interessadas, bem como o público específico. Por exemplo, planeje uma reunião com seus fornecedores para tratar das mudanças em seu processo de compra ou uma reunião com os acionistas para mantê-los atualizados sobre uma futura fusão corporativa. Use este propósito e o público específico como uma ferramenta de planejamento para a reunião.
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Escreva uma agenda que cubra cada parte da reunião. Determine como você iniciará a reunião, apresentará as informações e encerrará a reunião. Inclua pontos-chave na agenda que você planeja cobrir para servir como um esboço para você e para os participantes da reunião.
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Escreva uma lista de perguntas ou tópicos de discussão que permita obter feedback das partes interessadas. Determine que tipo de informação você deseja aprender com eles de antemão. Um exemplo de informação que você pode buscar é o feedback sobre seus produtos ou serviços atuais, bem como sugestões de como melhorá-los no futuro.
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Reúna os documentos que você planeja distribuir às partes interessadas na reunião. Forneça apostilas com informações relevantes, como informações financeiras do ano anterior para acionistas ou investidores.
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Agende a reunião em um horário e local que seja adequado para a maioria das partes interessadas envolvidas. Escolha um local com espaço suficiente para acomodar confortavelmente o número de pessoas e facilitar o tipo de atividades que você planeja fazer.
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Chame a reunião a tempo para que não demore muito. Siga a agenda e fique dentro do cronograma tanto quanto possível, enquanto permite às partes interessadas a chance de fornecer sugestões.
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Envie uma cópia da ata a todos os participantes da reunião como forma de acompanhamento. Incentive os participantes a contatá-lo com quaisquer perguntas ou preocupações após o término da reunião.