A receita que você pode esperar das inscrições para uma conferência geralmente não é suficiente para cobrir os custos, e o dinheiro dos patrocinadores pode cobrir a diferença. Patrocinadores em potencial desejam saber como seu patrocínio beneficiará suas empresas ou organizações. Eles precisam de uma visão geral dos participantes esperados da conferência e exemplos específicos de exposição ou outros benefícios que você pode oferecer. O valor dos benefícios potenciais é influenciado pelo número de pessoas que aprenderão sobre o patrocínio, o destaque que você dá a ele e quão bem as características dos participantes esperados da conferência correspondem aos segmentos de mercado que o patrocinador está almejando. Uma proposta de patrocínio que cobre esses aspectos pode fornecer o patrocínio de que você precisa.
Identifique potenciais patrocinadores
1
Faça uma lista de empresas que oferecem produtos ou serviços relacionados ao tema da conferência. Adicione organizações governamentais, agências regulatórias e organizações sem fins lucrativos que lidam com assuntos semelhantes.
2
Pesquise as organizações listadas para determinar se elas têm programas de patrocínio. Verifique se eles patrocinaram conferências ou eventos semelhantes no passado. Certifique-se de que as organizações demonstrem interesse nos segmentos de mercado representados pelos participantes da conferência.
3
Entre em contato com as organizações para saber se elas considerariam patrocinar sua conferência. Obtenha as informações de contato da pessoa ou departamento responsável por tomar a decisão.
Prepare o seu pacote de patrocínio
1
Reúna material sobre a conferência, conferências anteriores e patrocinadores, se aplicável, objetivos da conferência, como funcionará e quais organizações participarão. Prepare um pacote de informações atraente com o material.
2
Prepare uma análise detalhada dos participantes esperados na conferência. Anote os números dos diferentes grupos de participantes que você espera, como apresentadores, funcionários da empresa ou o público em geral. Adicione quaisquer informações demográficas, de trabalho ou outras que você conheça, mas certifique-se de que as informações sejam anônimas, sem informações privadas identificáveis.
3
Detalhe os benefícios que você pode oferecer aos patrocinadores e avalie quanto vale cada benefício, referindo-se a eventos semelhantes com tamanhos de público semelhantes. Veja quanto custaria para um patrocinador alcançar o mesmo número de pessoas por meio de outros canais. Finalize o pacote de patrocínio com níveis e preços detalhados.
Negociar o patrocínio
1
Envie o pacote de patrocínio para cada um dos patrocinadores em potencial. Acompanhe para se certificar de que o recebeu e pergunte o nome da pessoa que está lidando com o assunto. Entre em contato com a pessoa responsável e determine se ela está considerando sua proposta ou gostaria que algo mudasse. Faça todas as alterações que eles solicitarem e que sejam concordantes com você.
2
Depois de dar aos seus patrocinadores em potencial tempo para considerar sua proposta, entre em contato com a pessoa responsável novamente e pergunte se a organização está interessada no patrocínio. Organize um encontro com as organizações interessadas.
3
Programe as reuniões com as organizações mais interessadas primeiro e incentive-as a aceitar o patrocínio de alto nível e mais caro. Ofereça os níveis mais baixos para organizações menos interessadas em reuniões subsequentes. Negocie para permitir que cada parte interessada patrocine o evento em um nível com a qual se sinta confortável.