Como proprietário de uma empresa, você provavelmente interage com várias listas de contatos diariamente. Essas listas contendo informações de clientes ou clientes podem residir no Outlook, em um telefone celular ou mesmo em um aplicativo de calendário online. Suas planilhas do Excel podem conter informações de contato que você gostaria de armazenar em um desses aplicativos. Ao configurar sua planilha, você pode convertê-la em uma lista de contatos delimitada por vírgulas que outros aplicativos podem carregar.
Prepare a planilha
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Inicie o Excel e abra sua planilha que contém informações de contato. Uma planilha típica com essas informações contém várias colunas que identificam cada contato. "Nome", "Endereço de e-mail" e "Número de telefone" são cabeçalhos de coluna comuns.
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Adicione cabeçalhos de coluna se nenhum existir. Faça isso clicando com o botão direito do mouse no número da linha à esquerda da primeira célula da planilha e selecionando “Inserir”. O Excel adiciona uma nova linha na parte superior da planilha. Digite cabeçalhos em cada uma das células da linha. Cada título de coluna deve descrever os dados da coluna. Por exemplo, você pode nomear um título “CEP” se a coluna contiver códigos postais.
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Oculte colunas que você não deseja na lista de contatos clicando com o botão direito do mouse em seus títulos e selecionando “Ocultar”. Oculte várias colunas mantendo pressionada a tecla “Shift” e clicando nos cabeçalhos de coluna desejados para destacá-los. Clique com o botão direito em qualquer título de coluna selecionado e selecione “Ocultar” para ocultar todos eles.
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Verifique se as células da planilha contêm todas as informações que você deseja em sua lista de contatos. Procure células em branco e adicione as informações, se as tiver.
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Clique no cabeçalho da coluna que contém o nome do contato e, em seguida, clique na guia “Página inicial” da faixa de opções. Clique em “Classificar e filtrar” e, em seguida, clique em “A a Z” para classificar as linhas em ordem alfabética.
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Reordene as colunas, se desejar. Por exemplo, se desejar que uma coluna “Número de telefone” apareça antes de uma coluna “Endereço de e-mail”, clique no título da coluna que deseja mover para realçar a coluna. Mova o cursor do mouse para a borda da coluna até que se transforme em uma seta. Mantenha pressionada a tecla “Shift” e arraste a coluna para onde você deseja.
Criar lista de contatos
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Clique em "Arquivo" e em "Salvar como".
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Digite um nome para a lista de contatos na caixa de texto "Nome do arquivo". Clique na caixa suspensa "Salvar como tipo" e selecione "Pasta de trabalho do Microsoft Excel 5.0 / 95 (* xls)". Clique em "Salvar" para salvar o arquivo como outra planilha do Excel. Isso garante que você possa retornar à planilha mais tarde e atualizá-la, se necessário.
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Clique em "Arquivo" novamente e clique em "Salvar como" para reabrir a janela "Salvar como".
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Clique na caixa suspensa "Salvar como tipo" e selecione "CSV (delimitado por vírgulas) (* .csv). Clique em" Salvar ". O Excel salva a planilha como um arquivo delimitado por vírgulas.
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Abra o Windows Explorer e encontre o arquivo. Clique com o botão direito para exibir um menu de opções. Mantenha o mouse sobre a opção “Abrir com” e clique em “Bloco de notas” para abrir o arquivo no bloco de notas. Você verá os valores da sua planilha. As vírgulas separam cada valor que aparece em uma linha.