A maioria dos estados possui regulamentos que determinam o prazo em que os funcionários devem ser remunerados. Como proprietário de uma pequena empresa, você é responsável por processar e dar aos funcionários seus contracheques ou recibos de pagamento na data de vencimento. Ocasionalmente, um funcionário pode não conseguir receber seu cheque de pagamento e gostaria que você o entregasse a outra pessoa. Um formulário de autorização para liberar um cheque de pagamento para o indivíduo designado mostra que o funcionário fez a solicitação.
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Leia sobre as leis de contracheque do seu estado para entender suas necessidades como empregador. Por exemplo, se um funcionário deixar a empresa, a lei estadual pode proibir você de ficar com o cheque de pagamento até que ele devolva a propriedade da empresa. Nesse caso, você não pode criar um formulário que diga que você liberará o pagamento final depois que o funcionário enviar os itens da empresa.
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Crie as condições sob as quais os contracheques serão liberados para terceiros. Por exemplo, os termos podem incluir quem deve pegar o cheque de pagamento do funcionário em caso de sua morte ou deficiência e uma pessoa alternativa no caso de o funcionário sobreviver àqueles listados anteriormente. Ou você pode criar um formulário padrão para levantamento de cheques de pagamento, independentemente da situação.
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Inclua no formulário os espaços necessários para o funcionário preencher. Por exemplo, o formulário deve conter linhas para que o funcionário escreva seu nome, as pessoas autorizadas a retirar seu contracheque, sua relação com elas, seus endereços e números de telefone, e um espaço para ele assinar e datar.
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Declarar que a pessoa que recebe o contracheque é responsável por entregá-lo ao funcionário, se aplicável. Além disso, explique que o cheque de pagamento não será liberado sem a devida identificação, como carteira de motorista ou identidade estadual.
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Faça com que a pessoa designada assine o formulário de liberação quando ela receber o cheque de pagamento e faça uma cópia para seu arquivo.