O escopo do projeto do seu negócio envolve a estratégia e as etapas necessárias para criar um produto. O escopo do seu projeto é vulnerável a problemas de orçamento, produção e circunstâncias imprevistas. Se você não reduzir as desvantagens ao escopo do projeto, sua empresa pode não conseguir criar o novo produto, desperdiçando o tempo dos funcionários e os recursos da empresa.
1
Identifique as desvantagens que o escopo do seu projeto pode encontrar. Você não pode presumir que todos conhecem os possíveis problemas e desvantagens que podem afetar o escopo do projeto. Além disso, alguns membros de sua equipe podem pensar nas desvantagens do escopo do projeto que outros não pensam. Peça a cada membro da equipe para escrever seus pensamentos sobre as desvantagens potenciais que o projeto enfrenta. Depois que todos tiverem escrito uma lista de desvantagens, compile a lista em um quadro branco ou documento para que todos possam vê-las.
2
Classifique a probabilidade de que cada desvantagem possa ocorrer e concentre-se nas desvantagens mais prováveis. Os membros da sua equipe provavelmente farão uma lista longa e detalhada das desvantagens do projeto, mas apenas algumas delas provavelmente afetarão seu trabalho de maneira significativa. Por exemplo, as limitações de tempo e custo podem ser ameaças significativas ao escopo do projeto. Se você sabe que o tempo é curto, faça disso uma prioridade em sua lista de desvantagens.
3
Faça um plano para lidar com e reduzir cada desvantagem. Por exemplo, se você sabe que não tem muito tempo para concluir um projeto, converse com os membros da equipe sobre como fazer mais trabalho em menos tempo. Talvez cada membro da equipe deva ter mais de uma tarefa na qual se concentrar para economizar tempo. Se o orçamento do seu projeto estiver apertado, encontre maneiras de economizar dinheiro em todas as fases do escopo do projeto. Você também pode definir gatilhos específicos que implementam seus planos para reduzir as desvantagens. Por exemplo, se o orçamento do seu projeto cair abaixo de um certo ponto, você pode implementar medidas emergenciais de corte de custos.
4
Designe um membro da equipe para se concentrar nas desvantagens do escopo do projeto. O membro da equipe atua como um monitor constante do progresso do seu projeto. O membro da equipe pode analisar o escopo do projeto em vários pontos durante o projeto para garantir que você está combatendo as desvantagens. Por exemplo, se o dinheiro do projeto acabar, o membro da equipe pode pedir para realizar uma reunião e discutir o problema com outros membros da equipe.