A definição de um orçamento departamental, mesmo para uma pequena empresa, é necessária para mantê-la financeiramente sólida. Ao ter um orçamento que é revisado ao longo do ano, você pode ter certeza de que não está esgotando o fluxo de caixa ou se preparando para ficar no vermelho no ano seguinte. Também pode ajudar a evitar demissões, garantindo que o salário e os benefícios de todos sejam orçados para o ano e justificando acréscimos e subtrações, seja com equipamentos ou funcionários, em seu departamento.
Analise as metas da empresa
Embora sua pequena empresa possa ter apenas dois departamentos, como produção e marketing, os dois orçamentos precisam se ajustar ao objetivo geral da empresa. Você vendeu muitos produtos no ano passado e precisa aumentar a produção? Pode ser sensato investir mais do orçamento geral no departamento de produção. Ou talvez, com base nas vendas do ano passado, você precise de mais marketing e publicidade; nesse caso, o orçamento desse departamento pode precisar ser maior. Analise o desempenho da sua empresa e as tendências do mercado da indústria para descobrir quanto dos orçamentos individuais de cada departamento compõem o total.
Olhe para o passado
Dê uma olhada nos orçamentos do ano passado e do ano atual, com o último assumindo que você está definindo o orçamento departamental do ano seguinte antes do final do ano. Escreva as despesas que seu departamento teve - suprimentos de escritório, utilitários, pessoal, despesas de capital como uma nova impressora, viagens, serviços externos, alimentação, etc. - para que você tenha uma base das coisas que seu departamento precisa ao longo do ano . Isso também lhe dará uma ideia de quanto você pagou como despesas diversas ou inesperadas que podem precisar de uma categoria própria. Observe também as vendas dos últimos dois anos e veja se elas estão aumentando ou diminuindo. Isso ajudará você a decidir se precisa gastar menos ou se pode fazer um orçamento maior no próximo ano.
Olhe para o futuro
Depois de revisar os orçamentos e vendas do ano anterior, você deve determinar quais categorias de orçamento ou itens de linha devem aumentar, diminuir ou permanecer os mesmos. Seu orçamento deve permitir que você atinja as metas de seu departamento, como fabricar mais produtos ou aumentar a presença no mercado, sem ultrapassar os valores alocados para cada despesa. Isso significa que você deve definir um orçamento dentro do qual possa permanecer, o que pode precisar de algum acolchoamento - dentro do razoável - para despesas inesperadas. Ao definir o que você acha que tudo vai custar, em relação às vendas projetadas, você poderá determinar melhor se tem condições de alugar ou comprar um equipamento de capital, que pode então incorporar ao orçamento do departamento. Você também verá se precisará cortar a equipe no final do ano se as vendas não estiverem indo como projetado.
Obtenha Buy-In
Consulte outras pessoas no departamento e veja o que eles acham que o departamento precisa e pode pagar. Explique o que você planejou até agora, embora você possa excluir o compartilhamento de informações sobre salários e obter sugestões e ideias. Ao fazer isso, todos têm uma ideia clara de por que certas decisões departamentais são tomadas e de que todos estão trabalhando para o mesmo objetivo.
Revise regularmente
Depois de definir e aprovar o orçamento, certifique-se de revisá-lo regularmente ao longo do ano. Certifique-se de estar dentro do orçamento e ajustando o que você gasta durante o ano com o dinheiro real entrando em oposição à receita projetada. Isso ajuda a garantir que você seja capaz de fazer as mudanças necessárias antes de ter problemas de fluxo de caixa ou ter que cortar pessoas ou equipamentos do departamento para compensar a falta de vendas, embora possa chegar a isso, apesar de todos os seus esforços para cortar custos em outro lugar.