Organizar uma cerimônia de inauguração para anunciar oficialmente a abertura de seu novo negócio ou local é uma forma de gerar publicidade e atenção da mídia. Certifique-se de que o evento tenha algo de interesse para atrair público, como um palestrante notável, entretenimento ou recepção. Planeje enviar seus convites com pelo menos duas semanas de antecedência e verifique a data planejada em relação ao calendário da comunidade local ou da câmara de comércio para garantir que não esteja em conflito com nenhum outro evento importante da área.
Selecione um estilo
O tom e o estilo do seu convite são importantes, pois ajudam a estabelecer sua imagem e sua marca. Prestadores de serviços profissionais, como advogados, contadores de contas e médicos, devem usar uma linguagem formal, enquanto uma pizzaria ou loja de roupas infantis pode usar uma linguagem mais leve. O visual do seu convite também deve refletir a prosa, com papel de carta de alta qualidade e logotipos simples usados por profissionais e cores brilhantes e designs animados para empresas que atendem a crianças ou famílias.
Forneça informações básicas
Inclua a hora, data e local do evento de corte da fita no convite. Se o evento incluir oradores ou apresentações, forneça uma breve agenda que descreva o cronograma da cerimônia. Inclua o nome e o número de telefone de uma pessoa de contato apropriada na organização que possa responder a perguntas ou fornecer mais informações sobre a abertura da empresa.
Enfatize o sorteio
Certifique-se de que seu convite dê às pessoas um motivo convincente para comparecer à cerimônia de inauguração. Por exemplo, informe aos convidados se eles verão as novas instalações antes do público em geral, farão visitas guiadas ou se terão a oportunidade de encontrar representantes da empresa. Se você tiver palestrantes em destaque, inclua detalhes sobre quem são os convidados e sobre o que eles estarão falando. Isso é especialmente vital se você estiver enviando convites para representantes da mídia, que vão querer saber por que seus telespectadores e leitores estariam interessados em saber os detalhes do corte da fita.
Solicite um RSVP
Se você está planejando tomar um lanche ou providenciar assentos, é uma boa ideia pedir uma confirmação de presença para saber quantas pessoas esperar. Essa abordagem também avisará com antecedência se parecer que poucas pessoas estão planejando comparecer, o que pode levá-lo a intensificar seus esforços promocionais. Inclua um número de telefone ou e-mail RSVP para convidados em geral e outro para representantes da mídia. Quando os membros da imprensa expressam interesse em participar, você pode convidá-los a vir mais cedo e entrevistar os porta-vozes da empresa e organizar oportunidades para fotos. Você também pode fornecer a eles kits de mídia ou informações básicas sobre sua empresa que ajudarão os repórteres a escreverem a cobertura de seus artigos.