Documentos de visão e escopo definem o que seu cliente ou empresa tem em mente, bem como descrevem o processo de trabalho necessário para alcançar essa visão. Por exemplo, os empreendedores se beneficiam de escrever um documento de visão e escopo para definir suas ideias de negócios e listar como transformá-las em realidade. Os gerentes de projeto usam esse documento para identificar o resultado esperado do projeto e estabelecer os métodos e atividades necessários para atingir esse resultado.
Visão vs. Escopo
Visão e escopo são duas coisas diferentes. Um documento de visão e escopo começa com a seção de visão que define a tarefa em questão. Uma vez que a visão esteja clara, a parte do escopo do documento descreve um roteiro das principais etapas do projeto e detalhes das atividades a serem realizadas, bem como as metodologias a serem utilizadas. Quando você esclarece sua visão, é muito mais fácil criar um roteiro eficiente e eficaz.
Visão
A parte da visão do seu documento costuma ser difícil de escrever porque a visão é um conceito, não uma coisa. A visão é a solução que seu cliente deseja que você forneça. Em sua própria empresa, sua visão é o que a empresa será em um ponto no futuro. Não escreva metas em vez de visão. Metas são referências de curto prazo. A visão é de longo prazo e é alcançada atingindo seus objetivos ao longo do caminho. Desenvolva a visão perguntando por que o cliente entrou em contato com você, por que o projeto foi criado ou por que a empresa existe. Em seguida, responda o que o cliente deseja, o que o projeto espera criar ou o que a empresa faz. Descreva a visão examinando quando, onde e como está envolvida na visão.
Âmbito do trabalho
O escopo do trabalho detalha como você alcançará a visão ou tarefa em questão. Comece listando as entregas e a data de entrega necessária. Estabeleça pontos de referência em uma linha do tempo que marque o progresso em direção à tarefa em questão, ou visão. Identifique as responsabilidades do cliente ou da empresa em fornecer informações e as responsabilidades de sua equipe de projeto em relatar o andamento. Estipule quaisquer requisitos específicos, como tipo de equipamento ou fornecedores específicos a serem usados. Finalmente, atribua tarefas aos membros da equipe do projeto.
Estilo do Documento
Use títulos de nível superior para as seções de visão e escopo e use títulos secundários para diferentes tópicos em cada seção. Coloque os detalhes em uma lista de marcadores em cada tópico. Use gráficos, tabelas e cronogramas quando necessário para esclarecer pontos. Um documento de boa visão e escopo é fácil de entender, rápido de ler e pode ser usado como uma lista de verificação durante o projeto. Dê ao seu documento uma aparência profissional com uma folha de rosto que inclui o título do projeto, data do documento, uma lista de pessoas responsáveis pelo projeto e uma lista de pessoas autorizadas a receber o documento. Se tiver mais do que algumas páginas, inclua um índice. Reservar um tempo para planejar seu documento - especialmente em termos de definição da visão - e dar atenção adequada aos detalhes produz um documento mais impressionante e útil.