Acompanhar a folha de pagamento de seus funcionários é demorado e complicado, e você é o único na linha se os impostos não forem calculados corretamente. Isso tira um tempo valioso da administração de sua empresa, pois você se concentra em cumprir as leis da folha de pagamento. Não é necessário, porém, porque algumas ferramentas úteis podem tornar mais fáceis suas tarefas com a folha de pagamento.
Salário
Independentemente de como você processa sua folha de pagamento, colocar seus funcionários com um salário em vez de pagá-los por hora pode tornar o processamento da folha de pagamento mais fácil. Quando são assalariados, os funcionários geralmente ganham a mesma quantia todas as semanas. Isso significa que você pode calcular o pagamento bruto, retenção de impostos e pagamento líquido uma vez e copiá-los para cada dia de pagamento. Itens como bônus exigem cálculo adicional, mas usar um sistema de salários para seus funcionários pode economizar um tempo significativo no cálculo da folha de pagamento. Este sistema não é adequado para todas as empresas, especialmente aquelas que empregam pessoas em regime de meio período, e existem leis sobre quem pode ser pago por salário, portanto pergunte ao seu contador se é a melhor opção para você.
Software de folha de pagamento
O uso de software de folha de pagamento pode diminuir significativamente a quantidade de tempo que você gasta calculando o pagamento e as retenções. Existem muitas opções, com bancos e empresas de software tributário oferecendo versões online convenientes. A maioria exige uma taxa mensal baixa, mas vários recursos úteis podem fazer com que as taxas valham a pena para sua empresa. Depois de inserir as informações de seus funcionários, como quanto eles ganham e quanto decidiram reter, tudo o que você faz a cada dia de pagamento é inserir quantas horas eles trabalharam. A maioria das opções de software permite adicionar outras opções, como horas extras, férias, faltas por doença e comissões. O software calcula o salário líquido e cria um resumo de pagamento para cada funcionário. Alguns programas automatizam o processo de depósito direto ou criam os cheques para você também; você simplesmente executa seu estoque de cheques na impressora.
Outsourcing
Pagar um contador ou uma empresa de serviços de folha de pagamento para fazer os cálculos de pagamento é uma opção fácil. A maioria exige uma taxa mensal com base no número de funcionários que você tem. A empresa normalmente lida com o processo de depósito direto para você ou passa cheques em sua conta para cada dia de pagamento. Esses profissionais financeiros tendem a ficar por dentro das mudanças na legislação tributária, certificando-se de ajustar o pagamento de sua equipe conforme necessário. No entanto, a Receita Federal ainda responsabiliza o empregador pelo pagamento de impostos se a empresa responsável pela folha de pagamento cometer um erro, portanto, é melhor usar uma empresa confiável e verificar as referências antes de contratar uma.
Manutenção de Registros
Parte da dor de cabeça da folha de pagamento é preencher e pagar os impostos retidos na fonte mensais e criar W-2s ou outros documentos fiscais em janeiro. Se você calcular sua folha de pagamento manualmente, deverá acompanhar as retenções de todos os funcionários e preencher a papelada estadual e federal adequada. Os empregadores devem reter esses registros por três anos, portanto, você deve estar organizado e ter espaço de armazenamento suficiente. Usar um software de folha de pagamento ou uma empresa de serviços de folha de pagamento pode ajudá-lo a manter esse registro, bem como pagar a quantia adequada em seus impostos mensais. Você pode armazenar seus registros eletronicamente, em vez de ocupar um espaço valioso em seu escritório.