Depois de ter feito um procedimento várias vezes, ele pode se tornar completamente rotineiro, mas ter a documentação pode ajudar quando houver rotatividade de pessoal ou ficar longe dessa tarefa por um período de tempo. O Microsoft Word pode ajudá-lo a registrar um fluxo de processo, que mostra uma representação gráfica de algo do início ao fim. Aproveite as vantagens do recurso SmartArt do Word, que o deixa imediatamente instalado e funcionando com um fluxograma de processo básico.
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Abra o Microsoft Word. Se o tamanho de página padrão atual do Word de 8.5 por 11 polegadas não se adequar ao fluxo de processo planejado, clique na guia “Layout de página” e, em seguida, clique no botão “Tamanho” e escolha um novo tamanho. Você também pode clicar no botão “Orientação” e selecionar “Paisagem” se achar que o fluxo do processo será mais amplo em vez de longo.
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Clique na guia “Inserir” e, em seguida, no botão “SmartArt” na faixa de opções para abrir a janela Galeria de Diagramas. Clique no botão “Organograma”, que pode já estar predefinido. Clique no botão “OK” para inserir um diagrama de fluxo de processo muito básico com uma caixa superior e três caixas de ramificação.
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Clique na guia roxa “Ferramentas de gráfico organizacional” na parte superior da nova tela. Visualize as opções para o fluxo do processo, que incluem alterar a direção do fluxo, alterar a cor das caixas e adicionar ao gráfico.
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Adicione ao gráfico padrão básico do Word clicando em qualquer lugar no gráfico. Clique na guia “Ferramentas de gráfico organizacional” e, em seguida, clique no botão “Subordinado”, “Colega de trabalho” ou “Assistente” no lado esquerdo da faixa de opções. Isso não precisa representar uma relação de trabalho real; eles indicam onde a nova caixa aparecerá no diagrama de fluxo do processo. Se a caixa aparecer onde você não deseja, clique e arraste-a para o lugar nos galhos.
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Clique na área “Clique para adicionar texto” da caixa superior. Digite o nome da tarefa do processo ou seu início preferido para o processo, como “Aumentar as vendas de vácuo”. Para formatar o texto nesta caixa, realce-o, clique na guia “Home” e use a parte da fonte da faixa de opções para ajustar o tamanho, a posição, a fonte e a cor.
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Adicione texto a todas as caixas no fluxo do processo. As caixas mais abaixo devem conter o ponto final, onde o processo é concluído. Se você acabar com caixas extras, clique na borda da caixa e pressione a tecla “Delete”. Observe que adicionar ou excluir caixas reduz ou aumenta o diagrama de fluxo do processo, respectivamente, para que ele ainda possa caber na página do Word.
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Altere o sombreamento do plano de fundo de uma caixa do azul padrão do Word clicando na caixa individual. Clique na guia “Ferramentas de gráfico organizacional”, clique no menu “Preenchimento de forma” e escolha um quadrado colorido. Observe que isso apenas altera a caixa selecionada. Altere várias caixas, como uma linha inteira, pressionando e segurando a tecla “Shift” antes de clicar em cada caixa.
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Repita esse processo para preencher todas as caixas no fluxo do processo. Você pode desejar delinear ainda mais as tarefas no gráfico usando cores diferentes para cada nível ou cores diferentes para cada “ramo” do gráfico.
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Clique no menu “Arquivo” e selecione “Salvar como”. Digite o nome do processo, como “VacuumSales”, na caixa “Nome do arquivo” e clique no botão “Salvar”.