Um relatório de orçamento mostrará onde sua empresa ou organização está financeiramente. Os relatórios trimestrais permitem que você acompanhe seus gastos e garanta que está no caminho certo para cumprir suas metas de orçamento. Os relatórios trimestrais também permitem que você faça ajustes conforme necessário. Um relatório de orçamento deve consistir em um documento e também em uma apresentação onde você possa responder a perguntas e fazer ajustes durante a reunião. Um relatório de orçamento bem-sucedido tratará dos gastos anteriores e futuros.
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Prepare um relatório de gastos do último trimestre ou do último ano fiscal. Este relatório deve resumir os gastos em cada categoria de gastos em seu orçamento. No relatório, você pode adicionar um apêndice que lista as despesas individuais de cada categoria. Se houver alguma dúvida sobre gastos específicos durante a reunião, este será um ponto de referência fácil.
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Elabore uma previsão de gastos para o próximo trimestre e para o restante do ano fiscal. Inclua os ganhos esperados, bem como quaisquer despesas esperadas na previsão. Você não precisa ser tão específico com as despesas esperadas quanto é com as despesas anteriores.
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Escolha os pontos que você mais precisa abordar em sua reunião. Concentre-se principalmente nas áreas em que você está acima ou abaixo do orçamento. Estes são os destaques que você deseja abordar durante a reunião.
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Aborde as áreas em que você precisará cortar gastos ou aumentar as metas de ganhos para permanecer dentro do orçamento. Esta provavelmente será a maior parte da sua apresentação. Você pode precisar incluir um lugar nesta parte de sua apresentação para discussão sobre como você tratará das deficiências no orçamento e ano fiscal atuais.
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Crie gráficos para incluir em uma apresentação do PowerPoint ou Keynote. Esses gráficos devem atingir cada um dos principais pontos da apresentação e incluir gráficos de gastos e excedentes. Inclua slides para as questões que deseja abordar durante a apresentação.
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Revise seus materiais e pratique a apresentação. Faça uma segunda cópia de sua apresentação em um pen drive como backup.
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Distribua uma cópia do relatório de orçamento para cada pessoa presente na reunião. Você pode distribuir o relatório antes da reunião, para que os participantes possam analisá-lo e vir preparados para tirar dúvidas e fazer sugestões.
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Faça a apresentação para o seu grupo e mantenha o foco no orçamento enquanto responde a quaisquer perguntas que possam surgir durante a reunião.