A contabilidade e a escrituração são funções críticas para uma empresa de qualquer tamanho. As leis estaduais exigem que as empresas tenham pelo menos uma reunião anual do conselho de administração, e as demonstrações financeiras apresentadas nessa reunião vêm dos registros contábeis corporativos. A gestão também depende de informações precisas para determinar o desempenho do negócio e também para decidir se mudanças são necessárias nas operações do negócio. Um sistema de contabilidade deve ser adaptado à corporação específica para ser tão simples ou complicado quanto necessário, mas os fundamentos da manutenção de registros permanecem os mesmos.
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Colete e capture todos os seus documentos para qualquer transação que ocorra com sua empresa. Isso inclui todas as vendas, bem como despesas pagas em dinheiro ou cheques. Guarde os recibos do cartão de crédito. Cada venda pode ser documentada separadamente ou coletivamente, dependendo do número de transações. Uma empresa de varejo que realiza centenas de transações por dia pode inserir cada uma dessas transações em uma caixa registradora e usar os totais no final do dia.
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Lance todas as transações em seus livros corporativos regularmente. Quanto mais transações sua empresa fizer, com mais frequência você deseja postar transações. Cada transação é lançada com dois lançamentos em duas contas separadas, também conhecida como contabilidade de partidas dobradas. Mantenha cada razão para cada conta em sua própria seção de um livro razão, ou em seu próprio livro se você lançar um número de transações diferentes por dia. As empresas que usam o método de caixa registram transações quando o dinheiro é pago ou recebido; os negócios baseados em acumulação publicam todas as transações à medida que ocorrem.
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Gere demonstrações financeiras periódicas. A demonstração de resultados é gerada a partir de um resumo de todas as contas temporárias, com os saldos das contas de despesas subtraídos dos saldos das receitas para mostrar o lucro do negócio. O balanço patrimonial mostra os totais de todas as contas do permanente: ativo, passivo e patrimônio líquido. Liste os saldos de cada uma dessas contas no final do período contábil.
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Feche os livros financeiros do período contábil. Em termos simples, o total da receita é adicionado à conta do patrimônio líquido, geralmente em uma subconta chamada lucros retidos. Cada uma das contas de receita e despesa pode ser redefinida para um saldo zero e agora está pronta para capturar dados do próximo mês. As contas de balanço mantêm os saldos intactos para o mês seguinte, pois serão o ponto de partida para os cálculos do próximo mês.