As entradas de diário no lado superior são entradas não rotineiras inseridas manualmente em diários de contabilidade. As empresas inserem as transações financeiras em diários para manter um registro financeiro das operações diárias da empresa. Os créditos e débitos inseridos refletem as despesas, receitas, passivos e ativos da empresa. As entradas no topo geralmente não são refletidas em outros livros da empresa. Embora os auditores reconheçam os lançamentos do lado superior como um possível indicador de fraude financeira, há razões legítimas para usar esse tipo de lançamento contábil e métodos para gerenciar o risco.
Entradas na parte superior
As empresas geralmente não fazem lançamentos no livro-razão geral, de acordo com o Center for Audit Quality. Algumas empresas registram as entradas do lado superior em planilhas separadas e incorporam as informações aos registros financeiros posteriormente. As entradas do lado superior são inseridas novamente para refletir as alterações reais em uma conta de débito e crédito. As entradas do lado superior podem ser registradas após a consolidação de diários ou livros e antes que a empresa prepare suas demonstrações financeiras. As entradas do lado superior feitas em sistemas automáticos geralmente requerem a substituição do sistema para permitir uma entrada de diário manual não rotineira.
Incorporando entradas do lado superior
As empresas garantem a inclusão de entradas no topo nas demonstrações financeiras por vários meios, incluindo a impressão de uma lista ou de outra forma identificando todas as entradas na parte superior feitas durante um período contábil. Os contadores podem verificar o tratamento adequado dos lançamentos superiores, reconciliando o razão geral da empresa com suas demonstrações financeiras. A técnica de auditoria chamada “roll forward” verifica as contas do razão geral para garantir a inclusão de todos os lançamentos contábeis manuais.
Riscos
A Association of Certified Fraud Examiners e outras organizações profissionais de contabilidade reconhecem as entradas principais como um risco potencial de fraude e um esquema projetado para fornecer informações financeiras fraudulentas. O risco de fraude associado às entradas do lado superior resulta de vários casos bem divulgados de fraude financeira envolvendo empresas que usaram entradas do lado superior para fornecer informações incorretas. O maior risco é com sistemas manuais que usam livros escritos à mão ou aplicativos que permitem a entrada manual irrestrita de dados. As empresas que usam as entradas de topo por motivos legítimos podem precisar garantir aos investidores, credores e profissionais financeiros que há verificações e balanços para evitar o uso indevido.
Minimizando o risco
As empresas minimizam o risco de entradas no topo, desenvolvendo e usando procedimentos que fornecem controles. Especifique as situações aprovadas para entradas do lado superior, como correção de um erro anterior ou uma entrada com informações pendentes do fechamento do dia anterior. Exigir aprovação para cada entrada do lado superior e limitar as permissões para fazer tais entradas a uma ou duas pessoas. As empresas que usam sistemas de contabilidade automatizados podem inserir permissões do lado superior no sistema para evitar o uso por terceiros, executar verificações programadas do sistema para imprimir e revisar as entradas do lado superior e programar o sistema para reverter automaticamente as entradas do lado superior temporárias no dia seguinte.