Se você oferece férias e licença médica aos seus funcionários, deve desenvolver uma política por escrito da empresa para garantir que o tempo seja usado como pretendido. As diretrizes devem incluir como as férias e o tempo de doença são acumulados, as taxas de acumulação e os requisitos de elegibilidade. Você também precisa de um sistema de rastreamento que permita que você ou seus gerentes agendem adequadamente as folgas dos funcionários.
Use sua planilha
Usar uma planilha para controlar as férias e o tempo de doença é barato. Pode ser demorado, pois depende de entrada manual, mas se você não tiver muitos funcionários, essa alternativa deve funcionar bem. Para fazer um modelo, crie linhas para as datas de início e término do período de pagamento na parte superior da página. Em seguida, escreva os cabeçalhos das colunas para "Saldo inicial", "Usado" e "Saldo final". Abaixo disso, crie um título de coluna para “Nome do funcionário”. Na mesma linha, em Saldo inicial, Saldo usado e Saldo final, escreva subtítulos separados para “Férias” e “Doença”. Digite os saldos iniciais de cada funcionário nas respectivas colunas. Cada período de pagamento, insira o tempo gasto na coluna “Usado” relacionada. Insira as fórmulas apropriadas para que a planilha possa rastrear as mudanças de saldos.
Folha de Pagamentos e Sistema de RH
Você também pode monitorar férias e licença médica por meio de software de folha de pagamento e recursos humanos. Este método é eficaz se você processar sua folha de pagamento ou administrar suas funções de recursos humanos internamente, em vez de terceirizar essas funções. Nesse caso, você precisa de um software que habilite funções de ponto e comparecimento, processamento de folha de pagamento e recursos humanos. Depois de processar e fechar a folha de pagamento para cada período de pagamento, o sistema atualiza os registros de férias e doença dos funcionários. Você também pode gerar e imprimir relatórios personalizados.
Software de rastreamento de folga
Se você não precisa comprar software de folha de pagamento ou recursos humanos, pode considerar a compra de um programa de rastreamento de folgas. Este é um sistema autônomo que permite monitorar férias e tempo de doença e gerar e imprimir relatórios personalizados. Alguns sistemas de folga têm um portal de autoatendimento, onde os funcionários podem enviar rapidamente solicitações de férias e licença médica aos seus gerentes para aprovação. Recursos adicionais podem incluir um diretório da empresa para que os funcionários possam se encontrar e um aplicativo que permite aos gerentes ver as solicitações de licença pendentes e aprovadas.
Trilha para economizar dores de cabeça
O rastreamento incorreto pode fazer com que os funcionários incorram em saldos negativos e sejam pagos por folgas que não têm. Também pode fazer com que os gerentes agendem folgas indevidamente, o que pode atrapalhar o fluxo operacional de seu departamento. Dependendo da lei estadual ou da política da empresa, pode ser necessário pagar o tempo de férias não utilizado quando um funcionário demitir-se. Para garantir o pagamento correto, você precisa de um sistema de rastreamento confiável.