Relatórios sobre métricas - as medidas usadas para avaliar algum aspecto do desempenho de uma empresa - são inúteis se os gerentes não puderem transformar os dados em resultados. Os principais indicadores de desempenho, ou KPIs, dão significado às métricas, garantindo que os dados sejam relevantes para as metas e objetivos estratégicos da organização. Os relatórios devem ser relevantes e fáceis de digerir para os gerentes e devem exigir ação quando os indicadores estiverem fora da faixa normal.
Informação Digestível
Os relatórios devem estar em um formato que reduza a complexidade dos dados de desempenho organizacional a um pequeno número de métricas compreensíveis. Os relatórios devem estar em um formato de fácil leitura que permita aos gerentes ou executivos saber rapidamente se as operações estão corretas. Os KPIs que erram seus alvos podem ser sinalizados em vermelho ou em outra cor atraente. Por exemplo, se a rotatividade é uma preocupação em um departamento e o número de funcionários que deixaram a empresa aumentou 40% em um mês, certifique-se de sinalizar esse aumento nos dados.
Dados relevantes para o público
As métricas devem ser adaptadas ao seu público. Os gerentes não querem ser incomodados com informações irrelevantes para seus departamentos, prazos ou prioridades. Por exemplo, um gerente financeiro não estará interessado em um aumento no número de chamadas de suporte para o help desk de tecnologia da informação ou TI. Embora esse aumento pareça afetar as considerações financeiras, as chamadas ao help desk de TI ficam sob o controle do diretor de informações e dos gerentes de TI. Inclua apenas informações que sejam relevantes para o gerente de departamento ou executivo.
Métricas acionáveis
Uma métrica acionável faz com que alguém execute uma ação. Todos os relatórios devem se esforçar para fornecer informações que permitam aos tomadores de decisão tomar decisões informadas sobre quaisquer mudanças que precisem ocorrer. As métricas e KPIs identificados no relatório devem destacar o que é mais importante para o desempenho da empresa naquele momento. Por exemplo, no meio de uma atualização de software, o número de atualizações de versão malsucedidas é uma métrica acionável que pode fazer com que o gerente de projeto reverta para uma versão anterior ou execute outras etapas simplesmente com base nos dados relatados.
Padrões industriais
A criação de um relatório útil não precisa ser feito do zero. Os padrões da indústria são abundantes. Consulte as bases de conhecimento e blogs do setor para encontrar as melhores práticas relevantes para o seu setor. Relatórios de amostra como esses permitem que você se beneficie da experiência de seus colegas. Por exemplo, ao se reportar a um executivo de marketing quando a mídia social e os meios de publicidade estão mudando rapidamente, as publicações do setor fornecem informações de ponta.