Se sua empresa recebe ligações, use o armazenamento e a capacidade de processamento de seu computador para organizar suas mensagens. Os produtos de telefonia modernos oferecem um grande número de opções para conectar um telefone ao computador para gravar chamadas recebidas. Com o equipamento adequado, você pode realizar muito mais com uma secretária eletrônica de software do que com a maioria dos dispositivos de hardware. O software da secretária eletrônica se integra à sua área de trabalho e alerta você da bandeja do sistema quando novas chamadas estão esperando em sua caixa de entrada.
NCH Software
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Conecte o seu modem de voz a uma porta USB do seu computador. Insira o CD de instalação e inicie o programa de instalação. Reinicie o computador e conecte a linha telefônica ao modem.
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Visite nch.com para fazer o download do IVM Answer Attendant (consulte Recursos). Clique duas vezes em “ivmsetup.exe” para instalar o software em seu computador. Inicie o IVM Management Interface após instalar o software.
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Clique em “Linhas telefônicas” e, na tela seguinte, clique em “Adicionar”. Clique no nome do seu modem de voz para ativá-lo e clique em “OK” para aplicar as alterações.
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Clique em “Caixas de correio” e depois em “Adicionar nova caixa de correio”. Digite um nome para a caixa de correio no campo Nome e digite um nome de usuário para a caixa de correio no campo Usuário.
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Clique na guia “Comandos de voz” e clique em “Adicionar” para gravar uma nova mensagem na secretária eletrônica. Conecte um microfone à entrada de som do computador. Clique em “Gravar” quando estiver pronto e grave a mensagem com o microfone.
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Clique na notificação na bandeja do sistema para ouvir novas mensagens em sua caixa de entrada.
EzVoice
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Visite sunshinesoftsolutions.com para baixar a secretária eletrônica EzVoice PC (consulte Recursos). Inicie o arquivo setup.exe para instalar o programa em seu computador.
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Clique com o botão direito em “EzVoice” na bandeja do sistema e clique em “Configurar”. Clique em “Modem and Call” e, em seguida, clique no nome do seu modem na caixa de diálogo de seleção do modem. Clique em “Avançar” e “OK”.
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Clique em “Caixa de correio e saudação” para abrir a caixa de diálogo de gravação. Clique no menu “Dispositivo de entrada” e escolha a entrada de áudio do computador padrão se ainda não estiver selecionada. Clique em “Gravar” para gravar sua saudação com o microfone.
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Clique no ícone “EzVoice” na bandeja do sistema e clique em “Abrir” para ver uma lista de novas mensagens. Clique em “Play” para reproduzir as mensagens.
CallStation
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Visite imptec.com para baixar o CallStation (consulte Recursos). Clique duas vezes no arquivo baixado para instalar o programa. Inicie o CallStation quando a instalação terminar.
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Clique em “Telefone” na barra de menu e clique em “Configurações do telefone”. Clique no nome do seu modem na lista de linhas telefônicas disponíveis e clique em “Salvar”. Clique em “Voz” na barra de menu e clique em “Mensagem de saída”. Clique em “Gravar” para gravar uma mensagem de saída com seu microfone.
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Clique em “Registro de chamadas” para ver uma lista de mensagens em sua caixa de entrada. Clique em uma mensagem para selecioná-la e clique em “Reproduzir” na parte inferior da janela para ouvir a mensagem. Se você receber uma chamada enquanto está no computador, clique em “Receber mensagem” para direcionar a chamada para a secretária eletrônica ou clique em “Atender” para atender a chamada.