As funções importantes de secretárias e recepcionistas em uma empresa diferem principalmente quando se trata de responsabilidade. Recepcionistas geralmente fornecem a primeira impressão que um cliente tem de uma empresa, enquanto secretárias tendem a manter as rodas da organização girando em segundo plano. As perspectivas de emprego para ambos os cargos parecem boas, embora os cargos de recepcionista devam crescer mais rápido do que a média para todas as ocupações, de acordo com o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos.
Deveres do trabalho
No mundo da recepcionista, as principais funções incluem atender o telefone e cumprimentar as pessoas que entram no escritório. Algumas empresas pedem a suas recepcionistas que realizem tarefas adicionais que envolvem computadores e software. Para as secretárias, o dia é preenchido com tarefas de escritório, administrativas e organizacionais que incluem marcar consultas, digitar documentos, arquivar e atender o telefone. Muitas secretárias também organizam viagens e agem como um filtro entre o público e seu chefe. Em empresas menores, as secretárias podem ser responsáveis por coordenar todas as atividades do escritório e fornecer informações à administração, funcionários e clientes. Graças aos avanços na automação de escritório, algumas secretárias assumem funções antes administradas por gerentes e profissionais da área, principalmente em pequenas empresas. Essas tarefas podem incluir a negociação com fornecedores, realização de pesquisas e gerenciamento de projetos.
Competências
Recepcionistas precisam de excelentes habilidades de atendimento ao cliente por telefone e pessoalmente. Eles precisam falar claramente e agir rapidamente para conectar os chamadores ao ramal certo. Algumas posições de recepcionista são muito rápidas, então o funcionário deve aprender a usar um sistema telefônico complexo com várias linhas e chamadas de entrada ininterruptas. Os secretários devem possuir fortes habilidades de digitação. Eles também precisam aprender a usar máquinas de fax, fotocopiadoras e sistemas de videoconferência, além do sistema telefônico do escritório. Em alguns escritórios pequenos, as secretárias se revezam substituindo a recepcionista, de modo que também podem precisar aprender sistemas telefônicos complexos.
Treinamentos
Tanto as secretárias quanto as recepcionistas devem ter, no mínimo, diploma de ensino médio. As secretárias precisam de treinamento sobre como usar um computador e vários programas de software, portanto, os cursos em uma faculdade comunitária ou escola de secretariado são úteis. Os cursos adicionais obtidos por meio de workshops e seminários profissionais ajudam as secretárias a se manterem atualizadas com a tecnologia, ao mesmo tempo que aprimoram suas habilidades com computadores. Freqüentemente, os recepcionistas recebem treinamento no trabalho. Saber como usar um computador e um software de processamento de texto pode dar ao candidato a recepcionista uma vantagem sobre a concorrência.
Salários
Outra diferença entre secretárias e recepcionistas é o pagamento. Em média, as recepcionistas ganham entre US $ 9.69 e US $ 14.44 por hora, de acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA. As secretárias têm em média entre $ 23,160 e $ 36,020 anualmente, de acordo com o departamento. Os empregos mais bem pagos são encontrados no governo local, hospitais médicos e cirúrgicos gerais e em faculdades ou escolas profissionais.