O Outlook é um cliente de e-mail completo e extremamente versátil que está incluído no pacote de software Microsoft Office. Fácil de configurar e usar, possui uma interface intuitiva que permite configurar regras para cada mensagem ou grupo de mensagens para automatizar as funções de envio e recebimento. Você pode usar essa interface de regras para configurar o encaminhamento, de forma que mensagens específicas - ou mesmo todas as mensagens da caixa de entrada - sejam encaminhadas automaticamente para outro endereço de e-mail. Isso pode ser particularmente útil se você usar também o e-mail baseado na Web em sua empresa.
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Abra o Outlook e clique na guia “Home”, a primeira guia à direita da guia laranja “Arquivo”.
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Clique no ícone "Caixa de entrada" da conta de e-mail da qual deseja encaminhar mensagens. Aguarde cerca de um minuto para que a conta carregue, dependendo de quantas mensagens estão na caixa de entrada e da velocidade de sua conexão.
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Clique na guia "Regras" no centro da seção "Mover" e selecione "Gerenciar regras e alertas" no menu que aparece. Uma caixa de diálogo "Regras e alertas" é aberta.
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Clique em "Nova Regra" para abrir a caixa de diálogo Assistente de Regras. Clique em "Aplicar regra nas mensagens que eu recebo" em "Começar com uma regra em branco" para encaminhar as mensagens recebidas ou em "Aplicar regra nas mensagens que eu envio" para encaminhar as mensagens enviadas.
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Clique em “Avançar”. Marque a caixa à esquerda de cada condição que uma mensagem deve atender para encaminhamento. Escolha apenas "Por meio da conta especificada" para encaminhar todas as mensagens.
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Clique nos prompts sublinhados em azul para quaisquer condições específicas, como o nome do remetente, e insira ou selecione as informações pertinentes de acordo com as instruções específicas na caixa. Por exemplo, para "Por meio da conta especificada", clique na palavra "Especificada" e escolha a conta atual no menu suspenso que aparece. Clique no botão "Avançar" quando terminar.
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Clique em "Encaminhar para pessoas ou grupo público" na caixa "Selecionar ação (ões)" que aparece. Clique nas palavras sublinhadas em azul "Pessoas ou Grupo público" para revelar a caixa de diálogo Endereço da regra.
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Digite o endereço de e-mail para o qual deseja encaminhar sua correspondência no campo de texto inferior da caixa de diálogo Endereço da regra. Clique em "Avançar" e selecione quaisquer exceções à regra de encaminhamento, como "Exceto se Meu nome não estiver na caixa Para", se você não quiser que determinados e-mails sejam encaminhados. Clique em qualquer texto azul que apareça para qualquer isenção que você escolher e siga as instruções para inserir as informações necessárias. Clique em "Avançar" para abrir a caixa de diálogo final do Assistente de Regras.
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Digite um nome para sua nova regra, como "Encaminhar para Web Mail", no campo de texto superior. Clique em "Executar a regra agora nas mensagens já na caixa de entrada" se precisar encaminhar mensagens que agora estão na sua caixa de entrada. Clique em Concluir.
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Verifique o endereço que você escolheu para encaminhar mensagens na Etapa 8 para certificar-se de que as mensagens estão sendo encaminhadas.