Recepcionistas médicas trabalham na recepção de consultórios médicos atendendo telefones, cumprimentando pacientes e lidando com comunicações escritas e eletrônicas. As recepcionistas de consultórios médicos diferem das recepcionistas não médicas porque devem lidar com os pacientes e não com os clientes. Por meio de métodos de treinamento eficazes, os recepcionistas de consultórios médicos desenvolvem as habilidades necessárias para lidar com o ambiente agitado em que trabalham.
Treinamento formal
A maior parte do treinamento da recepcionista do consultório médico é feito no local de trabalho, mas alguns empregadores podem exigir que as recepcionistas obtenham treinamento formal antes do emprego. Isso envolve a conclusão de um diploma de associado de dois anos ou de um programa de certificação de um ano por meio de uma faculdade comunitária ou escola técnica. Os cursos incluem terminologia médica, codificação de seguro médico e procedimentos de consultório médico. Se o médico conduz entrevistas regularmente, a recepcionista pode precisar de mais treinamento sobre como lidar com as solicitações da mídia e entrevistas.
Nomear um instrutor
Normalmente, é atribuída a um gerente de consultório médico a responsabilidade de treinar recepcionistas médicas. O gerente faz isso fazendo com que a recepcionista médica recém-contratada encontre os médicos, enfermeiras e outros funcionários e faça um tour pelo prédio. O gerente também elabora um manual de treinamento escrito explicando as políticas, procedimentos, etiqueta, história e expectativas do trabalho do consultório médico, que é entregue à nova recepcionista. O gerente pode sentar-se com o novo funcionário para revisar o manual ou pedir que o funcionário o leia em seu lazer.
Estabeleça o papel do recepcionista
Dentro dos parâmetros das políticas e procedimentos do consultório, o gerente do consultório médico deve estabelecer a função da recepcionista médica. O gerente do escritório treina o funcionário apontando os diferentes tipos de pacientes que o funcionário encontrará, como idosos que estão doentes ou com deficiência auditiva e pacientes irados. Os gerentes explicam outras prioridades, como arquivar registros médicos, registrar pagamentos no computador e reduzir ao mínimo as mensagens de correio de voz e ligações pessoais. O gerente do consultório também pode fornecer uma lista de outros médicos, de modo que os pacientes sejam direcionados a outros médicos se não houver consulta disponível.
Realize reuniões regulares
O gerente do escritório e a equipe podem agendar reuniões semanais ou mensais com a recepcionista para reforçar o treinamento com literatura ou apresentações visuais, identificar problemas e desenvolver um plano para resolver as deficiências. As novas recepcionistas tendem a se sentir oprimidas ou perturbadas durante o primeiro mês de emprego. Os gerentes de escritório precisam tranquilizar seus funcionários de que esses sentimentos se dissiparão à medida que eles ganham experiência no trabalho. Os gerentes de escritório também podem designar outra recepcionista médica no escritório para atuar como mentor do novo funcionário.