Muitas pequenas empresas - especialmente varejistas - capacitam os consumidores aceitando várias formas diferentes de pagamento por produtos ou serviços. Alguns varejistas permitem que os clientes descontem um cheque comercial, normalmente um cheque da folha de pagamento, e cobrem uma taxa nominal pelo serviço ou descontem o cheque gratuitamente se a conta do cliente exceder um determinado valor. Embora descontar um cheque comercial possa melhorar a fidelidade e a satisfação do cliente, os proprietários de negócios devem pensar cuidadosamente sobre os riscos e recompensas e, então, definir as políticas de aceitação apropriadas.
Normas de política
Estabeleça regras claras sobre quais tipos de cheques podem ser aceitos. Em geral, as empresas não aceitam cheques pré-datados, cheques com mais de 90 dias ou cheques com valor superior a $ 10,000. O limite de US $ 10,000 está relacionado às leis federais contra lavagem de dinheiro; qualquer transação envolvendo $ 10,000 em dinheiro requer um relatório de transação de moeda a ser arquivado no Internal Revenue Service.
Treine seus funcionários para inspecionar cheques comerciais para verificar se cada cheque tem uma data, um nome de beneficiário, uma quantia em dólares com números e texto correspondente, uma assinatura, o nome do pagador e números de conta ao longo da borda inferior do cheque. Instrua-os a fazer seu cliente assinar o verso do cheque na presença do balconista.
Se sua empresa cobra uma taxa de serviço para descontar um cheque comercial, publique essas informações em um local visível para evitar confusão.
Verificar aprovações
Os varejistas geralmente não têm como saber se um cheque comercial é válido, portanto, considere assinar um serviço de câmara de compensação, como o Telecheck, para aprovações instantâneas de cheques comerciais. Além disso, forneça aos balconistas orientações sobre o tamanho de um cheque e quantos cheques eles podem sacar para um determinado cliente antes de obter a aprovação da gerência.
Identificação do Cliente
Assim como acontece com os cheques pessoais, os funcionários devem verificar a identidade de seus clientes e garantir que a identificação apresentada corresponda ao nome e endereço impressos no cheque comercial. Instrua os funcionários a registrar o número de identificação e a data de validade de todas as carteiras de habilitação válidas ou carteiras de identidade emitidas pelo estado no verso do cheque e verificar a assinatura do endosso contra o documento de identidade.
Fraude e Recuperação
Publique publicamente suas políticas sobre cheques sem fundos. Muitos fornecedores cobram uma taxa fixa para cada cheque devolvido, geralmente de US $ 15 a US $ 30 por ocorrência, e atribuem a responsabilidade ao cliente e não à empresa que emite o cheque. Certifique-se de que uma política de aceitação de cheques por escrito informe ao cliente que ela é responsável se o cheque for devolvido por qualquer motivo.
Monitore os boletins da Federal Trade Commission (FTC) sobre vários anéis organizados de fraude operando em sua área e monitore os alertas da FTC em busca de sinais de fraude potencial entre os clientes.
Endossos
Treine seus funcionários como identificar problemas comuns de endosso. Esses desafios incluem cheques de terceiros (cheques que são nominais a uma pessoa, que assina as costas e escreve "pague sob encomenda" de outra pessoa) e cheques que exigem várias assinaturas. Por exemplo, um cheque nominal a marido e mulher deve ser assinado por ambas as partes.
Não permita que os funcionários aceitem cheques com endossos restritivos. Por exemplo, algumas pessoas escreverão "sem direito de regresso" em um cheque, o que significa que a empresa que desconta o cheque concorda que, se houver um problema com o cheque, a empresa não poderá pedir indenização por danos à pessoa que o apresentou.